Office Assistant / Podpora pre vedenie firmy

Náplň práce, právomoci a zodpovednosti:

• Zabezpecenie plynuleho chodu kancelarie a kazdodennej operativy

• Organizacia a koordinacia terminov, meetingov, kalendarov a harmonogramov

• Spracovanie objednavok a zakladnych administrativnych uloh

• Priprava podkladov pre obchodne oddelenie (ponuky, dokumentacia, prehlady)

• Kontrola, evidencia a archivacia firemnych dokumentov

• Administrativa spojená s dodavatelmi a zakaznikmi (potvrdenia, doklady, komunikacia)

• Tvorba jednoduchych prezentacii v PowerPointe alebo Canve

• Praca s Excelom, Google Drive a ClickUp (po zaskoleni)

• Riesenie operativnych situacii - hladanie informacii, koordinacia medzi oddeleniami

• Komunikacia so zakaznikmi, dodavatelmi a partnermi – profesionalne a vecne

• Podpora vedenia firmy: priprava reportov, tabuliek, prehladov, administrativnych podkladov

• Prijem posty, sprava dokladov a udrziavanie poriadku v kancelarii

• Spolupraca s office managerkou – priebezne zadania a preberanie cinnosti podla potrieb firmy

• Riesenie drobnych internych problemov: hladanie rieseni, kontaktovanie dodavatelov, kontrola uloh

• Koordinacia interneho toku informacii medzi kolegami a oddeleniami

Zamestnanecké výhody, benefity:

• Stabilne pracovné miesto v rastucej firme s jasnou vizou

• Moznost realne ovplyvnovat chod firmy a zapajat sa do rozhodovania

• Priestor na osobny a profesijny rozvoj (skolenia, mentoring, praca so systemami)

• Podpora od vedenia firmy a skusenej managerky

• Moznost kariérneho rastu -postupne preberanie vyssich administrativnych a koordinacnych uloh

• Flexibilne riesenie mensich osobnych zalezitosti pocas dna (po dohode)

• Praca, kde je vidiet vysledok a kde sa kvalitna praca skutocne ocenuje

Informácie o výberovom konaní:
Ak ta tato pozicia zaujala a vidis sa v nej dlhodobo, budeme radi, ak nam posles svoj zivotopis alebo kratku spravu o sebe.

Ako prebieha vyber:

Precitam si kazdu jednu spravu –-nie sme korporat, ludsky pristup je pre nas dolezity.

Vybranych uchadzacov pozveme na osobny alebo online pohovor.

Na pohovore si otvorene povieme, co od seba navzajom ocakavame.

Ak si sikovny, zodpovedny a chces pracovat v systeme, kde tvoja praca realne pomaha firme rast, posuneme sa dalej.

Hladame cloveka, ktory chce priniest hodnotu, nie len “odrobit si”.
Pozicia je dolezita pre chod firmy a budes mat priestor na rast aj vacsiu zodpovednost.

Tesime sa na uchadzacov, ktori maju charakter, energiu a chut robit veci poriadne.

Požiadavky na zamestnanca:

1. Vyborne organizacne schopnosti, systematicky pristup a cit pre detail

2. Proaktivnost - hladas riesenia, nie vyhovorky

3. Samostatnost pri beznych ulohach, ochota pytat sa pri narocnejsich situaciach

4. Spolahlivost, dochvilnost a profesionalne vystupovanie

5. Schopnost pracovat pod miernym tlakom a udrzat si prehlad v ulohach

6. Komunikativnost a slusne jednanie so zakaznikmi, kolegami aj dodavatelmi

7. Schopnost prioritizovat a zvladat viac uloh naraz

8. Ochota ucit sa nove postupy, systemy a prevziat postupne vacsiu zodpovednost

9. Zmysel pre poriadok a jasnu strukturu v dokumentoch aj v komunikacii

10. Diskretnost – praca s citlivymi udajmi beries seriozne

11. Prakticke IT zrucnosti (Excel, Google Drive, praca s online nastrojmi)

12. Tímovy duch - ochota podporit kolegov a spolupracovat