Senior Administrative Assistant (Reception)

Náplň práce, právomoci a zodpovednosti:

Senior Administrative Assistant

Ako Senior Administrative Assistant budeš tvárou našej spoločnosti a dôležitou podporou pre našich zamestnancov, klientov a návštevníkov. Okrem bežnej agendy na recepcii budeš niesť zodpovednosť za kompletnú správu konferenčného centra, zabezpečovať hladký chod recepcie a koordináciu meetingov pre CEE kolegov. Hľadáme kandidáta s proaktívnym prístupom, ktorý dokáže prevziať iniciatívu, udržať vysoký štandard služieb a zároveň byť oporou pre tím.

Čo bude Tvojou úlohou:

Recepcia & administratívna podpora

• Zabezpečiť profesionálne privítanie klientov, návštevníkov a externých partnerov; vystupovať reprezentatívne a pohotovo.

• Riešiť prichádzajúce dopyty osobne, telefonicky a emailom; poskytovať presné informácie a smerovať návštevníkov podľa potreby.

• Podporovať zamestnancov pri príprave stretnutí, starostlivosti o návštevy a pri administratívnych úlohách.

• Spravovať poštu, zásielky, kancelársky materiál a zabezpečovať aktualizáciu interných evidencií.

Správa konferenčného centra

• Prevziať kompletnú zodpovednosť za riadenie konferenčného centra – rezervácie, prípravu miestností, technickú pripravenosť a koordináciu s internými tímami, vrátane kompletného supportu pre CEE meetingy.

• Dohliadať na to, aby boli všetky meeting miestnosti (vrátane virtuálnych setupov) technicky funkčné, pripravené a esteticky upravené.

• Úzko spolupracovať s IT a facility oddeleniami pri riešení technických či prevádzkových problémov.

• Spravovať kalendár udalostí a podporovať firemné eventy, workshopy a väčšie stretnutia.

• Priebežne zlepšovať využívanie priestorov, procesy a organizáciu konferenčného centra.

Operatívna & procesná administratíva

• Viesť presnú a aktuálnu administratívnu dokumentáciu, súbory a databázy v súlade s pravidlami dôvernosti.

• Spracovávať faktúry, výdavkové reporty a súvisiacu administratívu.

• Podporovať organizáciu služobných ciest – rezervácie dopravy, ubytovania a správa cestovných požiadaviek.

• Monitorovať zásoby kancelárskych potrieb a zabezpečovať plynulý chod kancelárie.

• Spolupracovať so senior administratívnymi kolegyňami na úlohách a požiadavkách vedenia.

Tímová koordinácia

• Zastupovať recepčný tím počas neprítomnosti kolegov a zabezpečiť kontinuitu prevádzky.

• Podieľať sa na onboardingu a zaškolení nových recepčných či administratívnych asistentov.

• Identifikovať možnosti na zlepšenie procesov recepcie aj konferenčného centra a aktívne ich zavádzať.

• Reprezentovať recepčný tím v komunikácii s HR, IT, Facility a Security oddeleniami.

Zamestnanecké výhody, benefity:

Čo u nás získaš?

Pripoj sa k nášmu dynamickému tímu odborníkov a nadšencov a využívaj množstvo výhod od KPMG, ktoré ti zabezpečia jedinečnú rovnováhu medzi pracovným a súkromným životom:

• Hybridný model práce: Využívaj flexibilitu práce a nastav si režim, ktorý ti vyhovuje – či už z kancelárie alebo z domu/na diaľku.

• Kariérny rast: Objav neobmedzené možnosti kariérneho postupu v medzinárodnej spoločnosti.

• Vzdelávacie programy: Rozvíjaj svoje profesijné zručnosti vďaka prístupu k vzdelávacím programom a získaj finančný príspevok za dokončenie odborných certifikácií. (ACCA, CFA, SKAU, CIA)

• Flexibilné benefity: Prispôsob si balíček benefitov podľa tvojich preferencií vďaka tzv. cafeteria systému KPMG4You, ktorý ponúka príspevky na zdravie, nákupy, šport, kultúru alebo vzdelávanie.

• Príspevok na stravovanie: Náklady na stravovacie poukážky pokrývame v plnej výške, aj počas tvojej dovolenky.

• Krátke piatky v lete: Začni víkend už v piatok a využi skrátený pracovný deň počas letných mesiacov.

• Vianočné voľno: Počas Vianoc sú naše kancelárie zatvorené a máš k dispozícii dva dni plateného voľna navyše.

• Regeneračné dni: Čerpaj tri dni v roku na oddych, keď sa necítite najlepšie.

• Dobrovoľnícke príležitosti: Zapoj sa do dobrovoľníckych aktivít a získaj dva dni voľna na CSR iniciatívy.

• Prístup k MultiSport karte: Zostaň aktívny s prístupom do rôznych športových zariadení.

• Wellbeing program: Využívaj bezplatné zdravotné prehliadky, masáže na pracovisku, spoločné raňajky v office, čerstvé ovocie, teambuildingy, workshopy či športové aktivity.

• Program podpory zamestnancov: Získaj bezplatné psychologické poradenstvo pre vás a vašich rodinných príslušníkov.

• Buddy program: Dostaneš podporu od skúseného kolegu, ktorý ti pomôže rýchlejšie sa adaptovať.

• Technologické benefity: Dostaneš notebook a mobilný telefón, oba s dátovými balíkmi, ktoré môžeš využívať aj na súkromné účely.

• Firemné zľavy: Uži si exkluzívne zľavy u našich partnerov ako KIA, SND, Raj Zdravia, MMG Barbers, BeBe Hair, Union, Qawa coffee and bistro a ďalších.

• Odmeny za odporúčanie kolegu: Získaj finančné odmeny za odporučenie kandidátov, ktorí sa stanú súčasťou nášho tímu.

• Narodeninové a vianočné darčeky: Osláv tieto špeciálne dni malými, no starostlivo vybranými darčekmi od nás.

Požiadavky na zamestnanca:

Čo je pre nás dôležite?

• Máš predchádzajúce skúsenosti na recepcii alebo v administratíve (ideálne min. 2–3 roky), skúsenosť z medzinárodného prostredia je výhodou.

• Disponuješ profesionálnou komunikáciou, kultivovaným vystupovaním a orientáciou na klienta.

• Dokážeš pracovať samostatne, prevziať zodpovednosť a prinášať riešenia.

• Si flexibilný/á a vieš sa adaptovať na zmeny a rýchle tempo office prostredia.

• Máš dobrú znalosť MS Office (Outlook, Excel, Word, Teams).

• Ovládaš slovenský jazyk a máš dobrú znalosť angličtiny (min. B2).