Sales & Service Specialist

Popis:

Sales & Service Specialist asistuje s administrativními úkony v obchodním a servisním oddělení v regionu CWE (ČR a SR), tak aby se obchodní manažeři a servisní technici mohli, co nejvíce koncentrovat na dosahování předem definovaných cílů v souladu s lokálními směrnicemi a předpisy. Sales & Service Specialist spolupracuje s obchodním oddělením při přípravě nabídek a zpracování nabídek, spolupracuje na marketingových aktivitách a v neposlední řadě pomáhá s administrací evidence zdravotnických prostředků a dokumentací radiační ochrany. Vzhledem k očekávané vysoké úrovni komunikačních schopností a mimořádné schopnosti týmové práce napomáhá tato pozice k profesionálnímu a efektivnímu plnění prodejních a servisních úkolů, což přispívá k vysoké spokojenosti nejenom zákazníků, ale i zaměstnanců.

Povinné: min. 3 dny v kanceláři, 2 dny home office

Povinnosti:

• Správa a vedení nabídek a veřejných zakázek
• Příprava nabídek a zpracování nabídek ve spolupráci s obchodním a servisním managementem
• Asistence při revizi smluvních podmínek a kontrola smluvních rizik
• Account lifecycle management (Salesforce/CLM)
• Údržba databáze zákazníků v koordinaci s ostatními funkčními pozicemi
• Vytváření objednávek a nabídek
• Řízení vztahů s dodavateli
• Poskytování pomoci s dotazy zákazníků a dodavatelů e-mailem nebo telefonicky a eskalování stížnosti na příslušná oddělení.
• Správa dokumentů
• Správa registru zdravotnických prostředků (SÚKL)
• Správa a vedení dokumentace týkající se radiační bezpečnosti (SÚJB): Asistence pracovníkovi radiační ochrany v ČR a SR při administrativní činnosti, např. v oblasti nakládání s povoleními/licencemi, kalibrace a vyhodnocování dozimetrů, pracovní pokyny radiační ochrany, nakládání a evidence radioaktivních zdrojů, podpora interních a externích auditů
• Zajišťování souladu s příslušnými systémy bezpečnosti, kvality a dalších QMS.
• Správa radioaktivních zdrojů (objednávání, plánování, dodávky)
• Podpora servisních techniků s administrativní činností, např. objednávky a vracení náhradních dílů, expedice a kalibrace servisních nástrojů
• Ad-hoc provádění listovní a balíkové expedice, organizace příchozího a odchozího zboží
• Podpora a organizace marketingových aktivit

Kompetence:

• Profesionální chování a jednání orientované na zákazníky
• Výborné komunikační schopnosti
• Anglický a český jazyk podmínkou, německý jazyk výhodou
• Velmi dobrá znalost IT s MS Office, ideálně i s CRM a ERP systémy (Salesforce, Coupa, M3 výhodou)
• Výborné analytické schopnosti s vynikajícím smyslem pro dynamicky se měnící situace a priority
• Týmový hráč
• Osobní odpovědnost
• Sebemotivace a flexibilita
• Zájem o sebevzdělávání
• Znalosti v oblasti veřejných zakázek a zdravotnických prostředků výhodou
• Znalosti v oblasti radiační ochrany výhodou

Description:

The Sales & Service Specialist position supports sales managers and field service engineers in the CWE region of administrative tasks so that they can concentrate in the best possible way on achieving pre-defined goals, taking into account local guidelines and laws. In addition, this position supports the local sales department in the preparation of offers and the processing of tenders, support with marketing tasks, and last but not least assist with administration of medical device registration and radiation protection documentation. Due to the high level of communication skills and the extraordinary ability to work in a team, this position helps to ensure professional and efficient sales and service tasks, which contributes to a high level of employee and customer satisfaction.

Mandatory: min. 3 days at office, 2 days home office

Responsibilities:

• Administration and maintenance of offers and public tenders towards to customers
• Preparation of offers and processing of tenders in cooperation with sales and service management
• Assist with contractual management review and perform contract risk review
• Account lifecycle management (Salesforce/CLM)
• Maintenance of the master data and installed base of our customers in coordination with other functional areas
• Creation of purchase orders and quotes
• Manage relationship with suppliers
• Provide assistance to customer’s and supplier’s inquiries on email or telephone and escalate complaints to relevant departments.
• Document management
• Manage registration of medical devices (SUKL)
• Administration and maintenance of documentation related to the Radiation Safety (SUJB): Assisting the radiation protection officer in the Czech and Slovakia with administrative activities, e.g. with regards to handling permits/licenses, dosimeter calibration and evaluations, radiation protection work instructions, radioactive source handling and registration, support of internal and external audits
• Support local organization to assure compliance with appropriate safety, quality and other regulatory / management systems.
• Radioactive source management (ordering, scheduling, deliveries,)
• Support for field service team with administrative activities, e.g. spare parts orders and returns, shipping and calibration of service tools
• Ad-hoc execution of letter and parcel dispatch, organization of incoming and outgoing goods
• Marketing organizational support

Competencies:

• Professional, customer-centric appearance and behavior
• English and Czech language is required, German is advantage
• Very good IT skills with MS Office and ideally also with CRM and ERP systems (Salesforce, Coupa, M3 is advantage)
• Strong analytical skills with an excellent sense of dynamically changing situations and priorities
• Interest and curiosity to acquire knowledge independently
• Strong communication skills
• High degree of teamwork, self-organization, and personal responsibility
• Exceptional self-motivation and flexibility
• Knowledge in the field of public procurement and medical devices is advantage
• Knowledge in the field of radiation protection is advantage