Front Office Administrator (Koordinátorka kanceláře)

Hledáme spolehlivou a organizovanou osobnost, která se stane srdcem naší kanceláře.
Na této pozici budete zajišťovat plynulý chod recepce a administrativní podporu týmu, spravovat poštu a drobnou účetní agendu, komunikovat s dodavateli i klienty a podílet se na interních procesech společnosti.

Pokud máte rádi pořádek, preciznost a komunikaci s lidmi, role Front Office Administrator (Koordinátorka kanceláře) je pro vás ideální kombinací administrativní i organizační práce v profesionálním prostředí.

Náplň práce

Administrativa a správa korespondence

• Zajištění správné distribuce příchozí pošty a příprava odchozí korespondence.
• Koordinace doručování a odesílání dokumentů s interními odděleními.
• Organizace a sledování zásilek prostřednictvím kurýrních služeb v České republice i zahraničí.
• Skenování a archivace přijatých dokumentů v souladu s interními postupy.

Péče o zaměstnance a benefity

• Koordinace jazykových kurzů pro zaměstnance.
• Komunikace s jazykovou školou a administrativní zajištění kurzů.
• Správa registrací a změn zaměstnanců v systému Multisport.
• Řešení dotazů zaměstnanců souvisejících s benefity.

Nábor nových zaměstnanců

• Zveřejňování pracovních inzerátů a vyhledávání vhodných kandidátů.
• Předvýběr uchazečů na základě životopisů a kvalifikace.
• Organizace a koordinace pohovorů.
• Komunikace s kandidáty během náborového procesu.

Onboarding nových zaměstnanců

• Koordinace nástupu nových zaměstnanců.
• Zajištění přístupových karet do budovy kanceláře.
• Komunikace s IT oddělením při přípravě pracovního vybavení a přístupů.
• Koordinace objednávek mobilních telefonů a pracovních pomůcek.
• Administrativní podpora spojená s nástupem zaměstnanců.
• Zajištění školení BOZP a dalších povinných náležitostí při nástupu.

Správa kanceláře

• Komunikace s dodavateli a servisními partnery.
• Zajištění občerstvení pro tým a pro jednání s klienty.
• Reprezentativní vítání návštěv.
• Objednávání kancelářských potřeb a vybavení.
• Správa tiskáren, zajištění oprav a údržby.
• Správa firemních telefonních linek a komunikace s operátorem.

Správa sídel společností

• Kontrola nové korespondence pro společnosti se sídlem na adrese.
• Zajištění výroby a aktualizace označení sídel společností.
• Administrativní podpora související se správou sídel klientů.

Archivace a interní agenda

• Podpora při archivaci dokumentů, správa externího archívu.
• Správa a organizace firemní dokumentace.

Účetní a fakturační agenda

• Distribuce faktur klientům v České republice a na Slovensku.
• Pravidelná kontrola a aktualizace fakturačních kontaktů klientů.
• Přeúčtování nákladů (kurýrní služby, překlady, notářské služby apod.).
• Příprava a zpracování klientských timesheetů.
• Správa kancelářské pokladny a provádění pravidelných inventur.

Co Vám nabízíme?

✔ 5 týdnů dovolené

✔ Sick days

✔ Multisport kartu

✔ Stravenkový paušál

✔ Příspěvek na dopravu

✔ Jazykové kurzy a odborná školení

✔ Firemní notebook a mobilní telefon

✔ Moderní kanceláře v nových prostorách přímo u stanice metra Anděl

✔ Přátelské, profesionální a mezinárodní pracovní prostředí

Úvazek 80 % možný po vzájemné dohodě.

Nástup možný po dohodě.