Office & finance asistent/ka - pravá ruka majiteľa firmy

Náplň práce, právomoci a zodpovednosti:

Chceš byť pravou rukou človeka, ktorý vedie firmu, a nie len ,,ďalšou administratívnou silou”?

Si typ, ktorý veci nenechá len tak ležať, ale dotiahne ich do konca?

Máš rád/rada poriadok, systém a pocit, že na konci dňa sedí všetko tak, ako má?

Hľadáme človeka, pre ktorého slová ,,ťah na bránku”, samostatnosť a poriadok nie sú len frázy. Nehľadáme klasickú ,,administratívneho asistenta/tku”, ktorý čaká, kým dostane presné zadanie na každú činnosť. Hľadáme akčného človeka, pravú ruku majiteľa a oporu pre náš projektovo-obchodný tím v spoločnosti Devlev. Pozícia je pre firmu jedna z kľúčových a bude mať významný vplyv na efektivitu firmy.

Sme rastúca firma pôsobiaca v oblasti stavebníctva a projektovania. Naša práca je dynamická, rýchla a málokedy rutinná. Hľadáme niekoho, kto sa nezosype, keď ho ,,hodíme do vody”, ale práve naopak - chytí veslá, zorientuje sa, nastaví systém a dotiahne veci do úspešného konca.

Práca je skrátený úväzok (Part-time). Očakávame prítomnosť v office každý deň po 4 hodiny. Potrebujeme totiž dennú priebežnú operatívu a rýchlu reakciu na vzniknuté úlohy. Časom, v prípade nárastu objemu práce a záujmu zo strany kandidáta je možnosť prejisť na plný úväzok (full-time)

Čo budeš robiť?

Pravá ruka majiteľa (cca 70 % pozície)

• sleduješ a platíš faktúry a bežné úhrady (energie, služby a pod.), pozeráš na termíny a upozorníš na to, čo horí,

• eviduješ náklady na jednotlivé projekty, ktoré vedieš v systéme a v Exceli,

• k nákladom pripočítaš maržu a DPH, pripravíš a odošleš faktúru klientovi,

• pripravuješ prehľady o stave projektov (náklady, vystavené a prijaté faktúry),

• pomáhaš s termínmi, mailovou schránkou a komunikáciou.

Chod kancelárie (cca 30 % pozície)

• budeš sa starať o databázu klientov a udržiavať jednoduchý CRM systém,

• budeš mať poriadok v zmluvách, podkladoch a zároveň prehľad o stave projektov (náklady, výdavky, vystavené a prijaté faktúry)

• dohaduješ stretnutia a strážiš kalendár,

• zabezpečuješ chod kancelárie: dohadovanie upratovania, objednávky, drobné prevádzkové veci (áno, aj kvety sa musia polievať),

Čo od Teba očakávame?

• Projektovú ekonomiku a fakturáciu - spracovanie nákladových faktúr k jednotlivým stavbám/projektom (napr. práca s programom KROS, zadávanie nákladov do projektov, tvorba prehľadných Excelov pre majiteľa - evidencia nákladov, zisku a DPH).

• Operatívnu podporu pre CEO (majiteľa firmy) - úhrady faktúr, dohľad nad termínmi, administratíva, dohadovanie stretnutí, vybavovanie podkladov na úradoch či koordinácia dodávateľov (upratovanie, nákupy do kancelárie).

• Podporu pre obchod a projektantov - komunikácia s kolegami, príprava podkladov a zmlúv, vybavovanie kolaudácií hotových domov na stavebných úradoch.

• Udržiavanie systému v CRM / databáze - poriadok v klientoch, kontrola stavu objednávok a zákaziek.

Ako vyzerá bežný deň na tejto pozícii?

Ráno si prejdeš maily, termíny a faktúry. Počas dňa sa striedajú úlohy: raz ekonomika projektu, potom kalendár majiteľa, potom úhrady, potom chod kancelárie. Plán dňa sa môže zmeniť za pol hodiny. Nechávame ti voľnosť, ale očakávame, že veci dokončíš. V tomto tíme je dobré mať aj humor, pretože každý deň je trochu iný.

Najväčšia výzva, ktorá ťa u nás čaká?

Dynamika, rôznorodosť a budovanie systému za chodu.

Prídeš do prostredia, kde nie je všetko nalinajkované v sto-stranových manuáloch. Budeš musieť vedieť rýchlo prioritizovať, spojiť analytické myslenie (faktúry, Kros, Excel, čísla) s komunikatívnosťou a samostatným riešením problémov.

Zamestnanecké výhody, benefity:

• Budeš mať reálny vplyv - si priama pravá ruka majiteľa a jedna z kľúčových pozícii vo firme, nie len „vykonávací článok”. Tvoje nápady na zlepšenie a zefektívnenie procesov okamžite zavádzame do praxe.

• Flexibilita/part-time - pozícia je nastavená na skrátený úväzok / part-time, časom je možnosť preísť aj na full-time

• Budeš sa učiť a rásť - získaš komplexný prehľad o stavebných projektoch, ekonomike zákaziek, verejnom obstarávaní aj o chode celej firmy.

• Kvalitná adaptácia - všetko ti na začiatku osobne odovzdá a vysvetlí odchádzajúca kolegyňa.

• Priateľské pracovné prostredie - sme športovo založení tím, organizujeme teambuildingy, v zime chodíme lyžovať a v lete k vode. Vieme nájisť príležitosť na neformálne stretnutia a dobrú atmosféru v tíme.

Informácie o výberovom konaní:
Ak spĺňaš vyššie uvedené požiadavky a chceš sa stať pravou rukou majiteľa v dynamicky sa rozvíjajúcej firme, pošli nám svoj životopis.

Do sprievodnej správy alebo sprievodného textu nám napíš:
1. S akým CRM systémom alebo evidenciou faktúr máš reálnu skúsenosť.
2. Stručný príklad z tvojej praxe, kedy si musel/a samostatne vyriešiť nečakanú situáciu („byť hodený/á do vody”) a ako to dopadlo.

Tešíme sa na tvoju odpoveď!

Požiadavky na zamestnanca:

Pre túto pozíciu sú nevyhnutné tieto osobnostné predpoklady:

• Ťah na bránku a doťahovanie vecí: ak niečo začneš, dotiahneš to do konca bez toho, aby ti to musel niekto 3x pripomínať.

• Komunikatívnosť a priamosť: nebojíš sa zdvihnúť telefón a vyriešiť problém s úradom, dodávateľom či majiteľom.

• Systematickosť a cit pre poriadok v číslach: máš rád/a veci prehľadné a presné.

• Flexibilita a odolnosť voči zmene: keď sa zmenia priority, vieš rýchlo zareagovať a prispôsobiť sa. Zároveň si vieš určiť priority.

Vodičský preukaz:
B