Administratívny(a) asistent(ka)

Náplň práce, právomoci a zodpovednosti:

Čo budete mať na starosti?

Administratívna podpora tímov:

• Skenovanie, tlač a kopírovanie dokumentov;
• Príprava sprievodných listov k odosielaným dokumentom;
• Podpora pri evidencii zmluvnej dokumentácie: od prípravy krycích listov, cez zabezpečenie podpisov, skenovanie, anonymizáciu, zverejňovanie v Centrálnom registri zmlúv až po internú evidenciu;
• Zverejňovanie dokumentov podľa interných a zákonných pravidiel;
• Spracovanie žiadostí o poskytnutie informácií podľa zákona o slobode informácií (č. 211/2000 Z.z.);
• Administrácia sťažností podľa zákona o sťažnostiach (č. 9/2010 Z.z.),
• Podpora pri príprave pracovnoprávnych dokumentov (dopĺňanie a kontrola správnosti údajov, finalizácia, tlač a podobne) a súvisiaca komunikácia s interným a externým zákazníkom;
• Príprava prezentácií a podpora pri príprave firemného newslettra;
• Pravidelné (cca 2x mesačne) aktualizovanie dokumentov na webe BCS v sekcii;

• Povinné zverejňovanie (faktúry, zmluvy, objednávky na základe zoznamu od SEF).

Zastupovanie asistenta/ky riaditeľa a office manažéra:

• Starostlivosť o návštevy a chod kancelárie riaditeľa;
• Správa a rezervácia zasadačiek, vybavovanie telefonátov;
• Udržiavanie čistoty v kuchynke a spoločných priestoroch;
• Zabezpečenie chodu podateľne a vedenie internej registratúry.

Budúcnosť patrí vedeniu registratúrneho strediska:

• Postupne prevezmete správu centralizovaného registratúrneho strediska (interného “archívu”) – t. j. príjem spisov, ich archivácia, výpožičky, vyraďovacie konania a skartácia podľa zákonných noriem;
• Súčasťou bude aj školenie kolegov ohľadom správneho narábania s registratúrnymi záznamami vznikajúcimi z ich činnosti.

Osobnostné a kvalifikačné predpoklady

• Spoľahlivosť, systematickosť a chuť pomáhať;
• Dobré organizačné schopnosti a zmysel pre detail;
• Skúsenosti s administratívou a registratúrou v akomkoľvek informačnom systéme sú výhodou, ale nie podmienkou;
• Základy práce s MS Office (Word, Excel, Outlook);
• Ochota učiť sa nové veci a spolupracovať s tímom;
• Stredoškolské, prípadne vysokoškolské vzdelanie.

Zamestnanecké výhody, benefity:

Čo ponúkame? 

• Flexibilný pracovný čas;
  
• Zvýšený výmer dovolenky o 1 týždeň nad rámec zákona;
• 2 dni v roku voľno na regeneráciu navyše;
• Príspevok na DDS;
• Teambuildingové aktivity;
• Vzdelávanie zamestnancov.

Informácie o výberovom konaní:
Ak Vás pozícia zaujala, neváhajte nám zaslať životopis a motivačný list.

Ďakujeme všetkým uchádzačom/-kám za prejavený záujem o pracovnú pozíciu.
Vzhľadom na veľký počet prijatých žiadostí budeme kontaktovať iba tých/tie, ktorí/-é najviac zodpovedajú našim požiadavkám.

Požiadavky na zamestnanca:

• Profesionálne a príjemné vystupovanie;
• Výborné organizačné a komunikačné schopnosti;
• Samostatnosť, spoľahlivosť a diskrétnosť.