Back Office Manager

Náplň práce, právomoci a zodpovednosti:

Administratíva a organizácia

• správa firemnej dokumentácie a archívu (papierový aj digitálny)
• vedenie zmlúv, interných smerníc a postupov
• príprava podkladov pre vedenie a manažment
• príprava podkladov na projekty Erasmus+
• kontrola a príprava podkladov na ISO

Financie a účtovníctvo

• príprava podkladov pre mzdy a účtovníctvo
• spolupráca s externým účtovníkom
• sledovanie rozpočtu a kontrola nákladov
• komunikácia so štátom (daňový úrad, sociálna poisťovňa, Naturpack, štatistika...)
• optimalizácia zdrojov

Personálna agenda (HR podpora)

• evidencia dochádzky a dovoleniek
• onboarding a administratíva nových zamestnancov
• podpora náboru a komunikácia s kandidátmi
• organizácia školení a vzdelávania

Logistika a podpora prevádzky

• komunikácia s dodávateľmi a servisnými partnermi
• zabezpečenie chodu kancelárie (technika, priestory, IT podpora)
• zabezpečenie a komunikácia so skladom

Reporting a kontrola

• tvorba pravidelných reportov pre vedenie
• príprava reportingu /mesačne
• príprava projekcii, budgetov
• sledovanie KPI a výkonu podporných procesov
• analýza prevádzkových nákladov
• návrhy na optimalizáciu procesov a zdrojov
• sledovanie a analýza CF

Compliance a regulácie (najmä EÚ)

• sledovanie legislatívnych zmien a implementácia nariadení EÚ (GDPR, AML, ESG, ochrana spotrebiteľa)
• aktualizácia interných smerníc podľa právnych predpisov
• školenia zamestnancov v oblasti compliance
• interné audity a príprava podkladov pre kontroly
• monitoring rizík a ich minimalizácia

Procesy súvisiace so zákazníkmi

• podpora zákazníckeho servisu
• analýza potrieb zákazníckeho servisu, komunikácia medzi oddeleniami
• evidencia zákazníckych zmlúv a kontrola ich súladu s predpismi EÚ
• tvorba štatistík a reporting zákazníckych procesov

IT a dátová správa

• koordinácia IT podpory a správa softvérových nástrojov
• dohľad nad bezpečnosťou dát a prístupmi
• správa databáz a reportingových systémov
• digitalizácia procesov a podpora automatizácie

Komunikácia a spolupráca

• interná komunikácia so zamestnancami a oddeleniami
• podpora front office (obchod, zákaznícky servis)
• spolupráca s externými partnermi a dodávateľmi
• koordinácia medzi oddeleniami pri projektoch

Informácie o výberovom konaní:
V prípade záujmu a spĺňania požiadaviek pošlite na naše kontakty Vaše CV s označením názvu pozície vrátane motivačného listu.

Požiadavky na zamestnanca:

• hľadáme samostatného, spoľahlivého kolegu so širokým rozsahom skúseností
• odolnosť voči stresu
• schopnosť fungovať sa v premenlivom dynamickom prostredí