Vedúci/a sekretariátu starostu a zástupcu starostu

Náplň práce, právomoci a zodpovednosti:

• Zodpovednosť za profesionálnu administratívnu podporu vedenia samosprávy.

• Riadenie a manažment tímu sekretariátu starostu a zástupcu starostu (2 referentské pozície), vrátane koordinácie práce.

• Organizačno-obsahové zabezpečenie porád starostu a zástupcu starostu, príprava programov, záznamov, plnenie a kontrola plnenia úloh vyplývajúcich z týchto rokovaní.

• Správa a optimalizácia kalendára starostu a vicestarostu, plánovanie stretnutí, príprava podkladov na rokovania.

• Vybavovanie písomnej agendy adresovanej starostovi a zástupcovi starostu.

• Koordinácia vnútornej a vonkajšej komunikácie kancelárie starostu, najmä medzi oddeleniami, úradmi a kanceláriou prednostu.

• Zabezpečenie chodu sekretariátu počas celého pracovného času, vrátane flexibilného režimu počas špecifických dní (napr. rokovania zastupiteľstva).

• Správa registratúry, práca s účtovným systémom a internými evidenciami.

• Zodpovednosť za reprezentatívnosť komunikácie a protokolu – príprava listov, pozvánok, prijatí, gratulácií, návštev a darčekových materiálov.

• Spolupráca s inými mestskými časťami a magistrátom, koordinácia spoločných iniciatív.

• Organizačné zabezpečenie vybraných verejných a reprezentačných podujatí patriacich pod kanceláriu starostu, ako sú oceňovania, stretnutia s občanmi, rokovania so zahraničnými partnermi (tu spolupráca s oddelením komunikácie a participácie a oddelením kultúry).

• Organizačné zabezpečenie celoúradných teambuildingov.

• Dohľad nad dodržiavaním štandardov komunikácie a protokolu v kancelárii starostu.

• Koordinácia komisie pre zvláštne užívanie verejných priestranstiev, navrhovanie zefektívnenia procesov.

• Kontrola plnenia úloh vyplývajúcich z uznesení Miestneho zastupiteľstva.

• Agenda súvisiaca so štátnymi symbolmi a symbolmi Mestskej časti a ich používaním.

Zamestnanecké výhody, benefity:

• Home office 1x týždenne.

• Flexibilný pracovný čas (a 37.5h týždenne).

• 5 dní dovolenky navyše + 2 extra dni voľna.

• Príspevok na MHD.

• Multisport karta.

• Príspevok na doplnkové dôchodkové sporenie.

• ďalšie výhody vyplývajúce z kolektívnej zmluvy.

Informácie o výberovom konaní:
Životopisy posielať do: 20.7.2025. Vyhlasovateľ si vyhradzuje právo pozvať na pohovor len vybraných kandidátov/kandidátky.

Požiadavky na zamestnanca:

• Prívetivosť, ochota a profesionálny prístup voči kolegom, verejnosti aj partnerom.

• Výborné organizačné schopnosti, schopnosť plánovať, riadiť a koordinovať viacero úloh naraz.

• Zmysel pre zodpovednosť, detail, presnosť a systematickosť.

• Spoľahlivosť, zodpovednosť a proaktivita – hľadáme človeka, ktorý má prirodzenú iniciatívu a sleduje kvalitu výsledkov.

• Schopnosť profesionálne komunikovať – písomne aj verbálne, s kolegami aj verejnosťou.

• Diplomatické vystupovanie a dôslednosť pri reprezentácii úradu.

• Schopnosť reagovať flexibilne na operatívne situácie.

• Tímový duch – vedúci/vedúca sekretariátu je dôležitou súčasťou kancelárie starostu aj celého úradu.

• Diskrétnosť a lojalita.

• Vysokoškolské vzdelanie I. a II. stupňa (preferované zameranie na verejnú správu, manažment, administratívu, právo alebo príbuzné odbory).

• Prax v oblasti administratívy, samosprávy, verejnej správy alebo protokolu min. 3 roky.

• Skúsenosť s vedením malého tímu vítaná.

• Znalosť legislatívy týkajúcej sa fungovania samosprávy a administratívnych procesov výhodou.

• Skúsenosť s protokolom a reprezentatívnou komunikáciou výhodou.

• Výborná znalosť slovenského jazyka, znalosť angličtiny výhodou.

• Pokročilá znalosť práce s MS Office, práca s kalendármi, účtovnými systémami a evidenciami.