Back Office & Operations Coordinator – e-commerce | Remote

Náplň práce, právomoci a zodpovednosti:

Hľadáme človeka, ktorý udrží každodennú firemnú operatívu pod kontrolou

Do spoločnosti IZY VAPE hľadáme samostatného a organizačne silného človeka, ktorý bude prepájať jednotlivé oddelenia a zabezpečovať, aby sa každodenné prevádzkové úlohy, objednávky, dokumenty a otvorené situácie nestrácali medzi ľuďmi.

Pozícia bude podporovať najmä e-shop, logistiku, účtovníctvo a vedenie spoločnosti. Nejde o klasickú sekretársku pozíciu ani o čisto zákaznícku podporu.

Hľadáme praktického človeka so všeobecným prehľadom, ktorý vie dohľadať informácie, správne určiť prioritu, komunikovať s kolegami a dotiahnuť úlohu do konca.

Náplň práce

• koordinácia každodennej back office a prevádzkovej agendy,

• priebežné sledovanie objednávok a fungovania e-shopu,

• kontrola problémových, neštandardných alebo pozastavených objednávok,

• základná komunikácia so zákazníkmi pri objednávkach, doručení a reklamáciách,

• odovzdávanie odborných otázok príslušnému oddeleniu,

• podpora logistiky a komunikácia so skladom, fulfillment partnermi a kuriérmi,

• sledovanie problémových zásielok a ich riešenie,

• pomoc pri administratívnom riešení reklamácií,

• kontrola správnosti údajov v objednávkach,

• príprava a dohľadávanie podkladov pre účtovníctvo,

• kontrola kompletnosti faktúr, potvrdení a interných dokumentov,

• príprava jednoduchých tabuliek, prehľadov a reportov,

• sledovanie otvorených úloh, termínov a zodpovedných osôb,

• správa a aktualizácia úloh v Trello alebo podobnom systéme,

• urgovanie nedokončených úloh a chýbajúcich informácií,

• prepájanie informácií medzi logistikou, účtovníctvom, obchodom, marketingom a vedením,

• administratívna podpora jednotlivých oddelení,

• evidencia opakujúcich sa problémov a návrhy na zlepšenie procesov,

• operatívne riešenie rôznych situácií, ktoré vznikajú pri každodennom fungovaní firmy.

Čo táto pozícia nenahrádza

Pozícia nenahrádza účtovníka, logistického manažéra, obchodníka, právnika ani produktového manažéra.

Úlohou koordinátora bude jednotlivé oddelenia podporovať, pripravovať podklady, sledovať otvorené situácie, prepájať informácie a pomáhať zabezpečiť plynulý chod firmy.

Požiadavky

• skúsenosť s administratívou, back office, e-commerce, logistikou alebo zákazníckou podporou,

• výborné organizačné schopnosti,

• samostatnosť a schopnosť určovať si priority,

• schopnosť pracovať s viacerými úlohami súčasne,

• dôslednosť a schopnosť dotiahnuť úlohy do konca,

• dobrá znalosť Excelu alebo Google Sheets,

• dobrá znalosť Wordu alebo Google Docs,

• profesionálna e-mailová a telefonická komunikácia,

• schopnosť pripravovať jednoduché reporty a prehľady,

• veľmi dobrá digitálna gramotnosť,

• základné ovládanie AI nástrojov alebo výrazná chuť naučiť sa ich efektívne využívať,

• schopnosť komunikovať slušne, ale dôsledne,

• zdravý praktický úsudok a schopnosť riešiť problémy,

• spoľahlivosť, diskrétnosť a zodpovedný prístup.

Výhodou

• skúsenosť s WooCommerce alebo iným e-shopovým systémom,

• skúsenosť s fulfillmentom, skladom alebo kuriérskymi spoločnosťami,

• skúsenosť s Trello, Asana, Notion alebo podobným nástrojom,

• skúsenosť z obchodnej alebo distribučnej spoločnosti,

• skúsenosť so zákazníckymi reklamáciami,

• angličtina na úrovni bežnej písomnej komunikácie,

• skúsenosť s využívaním AI pri administratíve a spracovaní informácií.

Forma práce

Pozícia je otvorená kandidátom z celého Slovenska.

Väčšinu práce je možné vykonávať z domu. Osobná účasť v Bratislave bude potrebná najmä počas zaškolenia a následne príležitostne podľa potrieb firmy. Stretnutia budú plánované vopred.

Počas pracovného času očakávame dostupnosť, schopnosť rýchlo reagovať na prevádzkové situácie a spoľahlivú online komunikáciu

Zamestnanecké výhody, benefity:

Benefity

• Prácu prevažne z domu odkiaľkoľvek zo Slovenska.

• Osobné stretnutia v Bratislave iba príležitostne a vždy plánované vopred.

• Stabilný pracovný pomer na plný úväzok.

• Nadštandardnú základnú mzdu 1 600 – 2 000 € brutto mesačne.

• Účasť na firemnom bonusovom programe naviazanom na zisk spoločnosti.

• Pracovný notebook, telefón a prístup ku všetkým potrebným digitálnym nástrojom.

• Dôkladné zaškolenie do e-shopu, logistiky, fulfillmentu a interných procesov.

• Priamu komunikáciu s vedením a možnosť reálne ovplyvňovať fungovanie firmy.

• Vysokú mieru samostatnosti a dôvery bez zbytočnej korporátnej byrokracie.

• Možnosť učiť sa pracovať s AI, automatizáciami a modernými online nástrojmi.

• Rôznorodú prácu a široký prehľad o fungovaní e-commerce a distribučnej spoločnosti.

• Priestor navrhovať zlepšenia procesov a zjednodušovať každodennú operatívu.

• Dlhodobú spoluprácu v rastúcej európskej značke.

• Produkty za výhodné ceny

• Skvelý kolektív a kolegovia

Informácie o výberovom konaní:
Výberové konanie spúšťame s predstihom, pretože hľadáme človeka na dlhodobú spoluprácu a nechceme obsadenie pozície riešiť pod časovým tlakom.
Plánovaný nástup je v období november – december 2026, prípadne podľa dohody. Ide o reálne pripravovanú pozíciu, nie o nezáväzný zber životopisov. Vybranému kandidátovi chceme poskytnúť dostatok času na korektné ukončenie súčasného pracovného pomeru.
Pozícia je otvorená kandidátom z celého Slovenska. Práca bude prebiehať prevažne z domu, s občasnými vopred plánovanými stretnutiami v Bratislave, najmä počas zaškolenia alebo podľa potrieb firmy.
Výberové konanie bude prebiehať v niekoľkých krokoch:
1. vyhodnotenie životopisu a odpovedí na vstupné otázky,
2. krátky online rozhovor,
3. jednoduché praktické zadanie zamerané na organizáciu práce, komunikáciu a riešenie bežnej operatívnej situácie,
4. finálny online rozhovor s vedením spoločnosti.
Kontaktovať budeme kandidátov, ktorí najviac zodpovedajú požiadavkám pozície. Ďakujeme za pochopenie.

Požiadavky na zamestnanca:

Osobnostné predpoklady a zručnosti

• výborné organizačné schopnosti a schopnosť udržať prehľad vo viacerých úlohách naraz,

• samostatnosť, zodpovednosť a dôslednosť pri dotahovaní úloh do konca,

• schopnosť určovať priority a rozlíšiť urgentné situácie od menej dôležitých,

• praktické a riešeniami orientované myslenie,

• spoľahlivosť, diskrétnosť a vysoká miera zodpovednosti,

• schopnosť komunikovať slušne, jasne a zároveň dôsledne,

• schopnosť pýtať sa, dohľadávať informácie a prepájať ľudí medzi oddeleniami,

• proaktívny prístup a ochota prevziať zodpovednosť za otvorené úlohy,

• odolnosť voči operatívnemu stresu a zmenám priorít,

• digitálna zdatnosť a chuť učiť sa nové nástroje vrátane AI,

• zdravý praktický úsudok a schopnosť riešiť každodenné prevádzkové situácie,

• pozitívny, konštruktívny a tímový prístup.

Vodičský preukaz:
B