Recepčná/ý, Office Support

Náplň práce, právomoci a zodpovednosti:

Hľadáme empatickú/ého, komunikatívnu/eho a zodpovednú/ého Recepčnú/ého, Office asistentku/asistenta

Náplň práce

Administratívne a organizačné riadenie chodu recepcie

Prijímanie návštev, príprava občerstvenia, zabezpečenie poradenstva a komfortu pre návštevy, prvotný kontakt s klientami

Reprezentovanie a zastupovanie záujmov spoločnosti

Administratíva spojená s chodom recepcie, vybavovanie telefonickej a e-mailovej komunikácie v slovenskom a anglickom jazyku

Kompletná starostlivosť o rokovacie miestnosti pred a po pracovných stretnutiach, rezervačný systém

Registratúra a archivácia dokumentov, príprava registratúrnych plánov a registratúrnych poriadkov

Vedenie registratúrneho denníka

Preberanie, triedenie, prvotná evidencia, registrácia, distribúcia doručenej a odoslanej pošty

Skenovanie, digitalizácia dokladov, zväzovanie dokumentov

Vyhľadávanie a poskytovanie dokumentov oprávneným osobám

Zadávanie údajov do interných systémov spoločnosti, ich aktualizácia

Spolupráca s ostatnými oddeleniami pri správe dokumentácie

Komplexná správa firemného archívu, zodpovednosť za správne zaradenie archivovaných dokumentov, posudzovanie a navrhovanie dokumentov na vyradenie (skartácia) po uplynutí ich doby uloženia, v spolupráci s ostatnými oddeleniami spoločnosti

Príprava dokumentov pre štátny archív

Back Office podpora oddelenia zahraničného obchodu, spravovanie obchodnej administratívy, dopytov a cenových ponúk prideleného obchodného prípadu, jeho koordinácia, spolupráca s útvarom nákupu a ostatnými útvarmi podieľajúcimi sa na obchodnom prípade. Komunikácia s obchodným partnerom v anglickom jazyku

Práca s registračnou pokladňou a platobným terminálom, príjem a spracovanie úhrad faktúr v hotovosti a platobnými kartami, zaznamenávanie údajov do informačného systému

Agenda služobných ciest zamestnancov, správa cestovných príkazov, spolupráca s útvarom Nákupu a dopravy, Personalistiky a Financií

Spolupráca pri organizácii spoločenských a športových aktivít pre zamestnancov a obchodných partnerov 

Plnenie ostatných operatívnych úloh súvisiacich s pracovnou pozíciou, na základe požiadaviek nadriadených

Poskytovanie súvisiacich požadovaných reportov a potrebných informácií vedeniu spoločnosti

Intenzívna komunikácia a koordinácia s ostatnými úsekmi spoločnosti 

Dodržiavanie legislatívy, interných predpisov, ochrany osobných údajov a zásad mlčanlivosti

​

Zamestnanecké výhody, benefity:

Spoločnosť sa snaží o zvyšovanie motivácie a spokojnosti svojich zamestnancov, čo sa prejavuje minimálnou fluktuáciou, spoľahlivou, lojálnou zamestnaneckou základňou, tímovosťou . Poskytuje svojim zamestnancom :

- zázemie stabilnej, modernej a expandujúcej spoločnosti

- samostatnosť a kompetencie

- adekvátne finančné ohodnotenie, motivačné odmeny a bonusy, koncoročné odmeny, odmeny pri životnom a pracovnom jubileu

- etický a ľudský prístup, podpora pri adaptácii

- benefity a sociálny program, príspevok na DDS

- športové a kultúrne podujatia

- podpora vzdelávania

Informácie o výberovom konaní:
V prípade záujmu o uvedenú pozíciu, prosíme zaslať životopis spolu s motivačným listom. Vybraných uchádzačov budeme kontaktovať.

Požiadavky na zamestnanca:

- Prax na podobnej pozícii výhodou

- Minimálne stredoškolské vzdelanie s praxou, výhodou vysokoškolské vzdelanie

- Znalosť anglického jazyka na pokročilej úrovni

- Komunikatívnosť, kultivovaný rečový prejav, profesionálne a príjemné vystupovanie

- Kultivovaný písomný prejav

- Empatia

- Organizačné schopnosti

- Samostatnosť, ale aj tímovosť, precíznosť a flexibilita

- Zodpovedný a spoľahlivý prístup

Vodičský preukaz:
B