Back Office Assistant

Náplň práce, právomoci a zodpovednosti:

Kľúčové priority (Ekonomika a administratíva)

• Spravovanie objednávok: Príprava, úprava, aktualizácia, spracovanie a odosielanie objednávok + kalkulácia cien.

• Kontrola a úprava faktúr: Dôsledná kontrola údajov a správnosti čísel na faktúrach.

• Vedenie pokladne a podklady: Správa hotovosti, evidencia dokladov a príprava podkladov pre mzdové účtovníctvo (time sheety, výkazy prác).

• Reporting v Exceli: Príprava prehľadných reportov, práca s dátami a sledovanie termínov pre vedenie.

Sekundárne činnosti

• Travel Management: Organizačné zabezpečenie služobných ciest (letenky, cestovné príkazy).

• Office Care & Recepcia: Vybavovanie telefonátov, starostlivosť o vzhľad, chod a zásobovanie kancelárie, komunikácia s návštevami.

• Kultúra & Eventy: Organizovanie teambuildingov a firemných akcií.

• Marketing & AI: Tvorba draftov pre sociálne siete (LinkedIn, FB) s využitím AI nástrojov (ChatGPT/Gemini) a ich kritická úprava. Podpora Sales oddeleniu.

Osobnostné požiadavky

• Precíznosť a zmysel pre detail (najmä pri číslach a textoch).

• Empatický, no profesionálny prístup a dobré zvládanie time-managementu.

Zamestnanecké výhody, benefity:

V ESTENE veríme, že skvelá práca sa robí v malých tímoch. Sme stredne malá firma, s jasným cieľom ostať pod 40 ľudí, aby sme si udržali priateľskú atmosféru a blízke vzťahy.

Výhody:

• Práca v mladom a dynamickom kolektíve

• Príspevok na šport

• Možnosť ďalšieho vzdelávania
  

Informácie o výberovom konaní:
Priebeh výberového konania:

1) Analýza CV: Starostlivo posúdime prihlášky a oslovíme iba vybraných kandidátov.

2) Telefonický skríning, krátky rozhovor: Počas telefonického pohovoru položíme niekoľko jednoduchých otázok z backoffice administratívy.

3) Po úspešnom absolvovaní telefonického pohovoru zašleme krátke zadanie.

4) Osobný pohovor: Stretnutie s vedením (CEO & Office Manager). Pri osobnom pohovore bude predložená úloha, napríklad práca sa excelom. Pred týmto kolom výberového konania budeme vyžadovať kontakt na predchádzajúceho nadriadeného pre poskytnutie referencie/hodnotenia.

Dôležitý pokyn pre zaradenie do výberového konania:
Kľúčovými vlastnosťami pre túto rolu sú zmysel pre detail, precíznosť a integrita. Súčasťou vašej žiadosti preto musí byť sprievodný list v anglickom jazyku, ktorý bude spĺňať tieto 3 podmienky:

1. Obsahuje maximálne 3 vety.

2. Prvá veta bude znieť doslovne takto: „Celkový počet zrealizovaných projektov ESTEN je [vložte číslo z webu esten.solutions].“

3. Text napíšete samostatne (bez použitia AI generátorov).

Žiadosti nespĺňajúce tieto pokyny neposúvame do ďalšieho kola.

Požiadavky na zamestnanca:

​Vysoká miera čitateľskej gramotnosti: Schopnosť precízne analyzovať prijaté informácie, identifikovať kľúčové detaily v dokumentácii a nadväzovať na ne v ďalšej operatíve.

Pokročilý Excel: nie len vypĺňanie buniek, ale jednoduché vzorce, formátovanie tabuliek a tvorba prehľadných reportov pre sales

Aktívne šoférovanie, nie len "sviatočný vodič" hľadáme niekoho kto nemá problém odviezť zásielku či navštíviť klienta s dokumentáciou.

Aktívna angličtina reálna skúsenosť so slovným a písomným používaním v predchádzajúcej práci.

Vedenie pokladne: Znalosť práce s pokladničnou knihou a základnými účtovnými dokladmi (paragóny, faktúry, príjmové doklady).

Práca s kalendárom: Pokročilá správa Outlook (plánovanie stretnutí cez časové pásma, rezervácie miestností).

​Fact-checking & Bias Detection: Schopnosť identifikovať, kedy si AI vymýšľa (halucinuje) a opraviť tón textu tak, aby nepôsobil ako robot.

Vodičský preukaz:
B