Office manažér a koordinátor eventov

Náplň práce, právomoci a zodpovednosti:

Zamestnanec na pracovnej pozícii office manažér a koordinátor eventov vykonáva administratívne, organizačné, koordinačné a podporné činnosti nevyhnutné pre zabezpečenie riadneho chodu Krajskej organizácie cestovného ruchu Nitriansky kraj .

Zabezpečuje administratívnu podporu vedenia KOCR NK, koordináciu interných procesov, organizáciu podujatí a administratívno-finančné činnosti v súlade s platnou legislatívou a internými predpismi organizácie.

A. Administratívna a organizačná podpora

• vykonáva administratívnu a organizačnú podporu vedenia a zamestnancov KOCR NK,

• zabezpečuje vybavovanie telefonickej, elektronickej a poštovej komunikácie adresovanej KOCR NK,

• eviduje, spracúva a archivuje dokumentáciu KOCR NK v súlade s registratúrnym poriadkom,

• pripravuje podklady, prehľady, prezentácie a iné administratívne materiály podľa pokynov výkonného riaditeľa a ostatných oprávnených zamestnancov,

• vypracúva a zadáva podklady manažérovi sociálnych sietí určené na povinné zverejňovanie v príslušnej sekcii webu KOCR,

• zabezpečuje spracovanie dochádzky zamestnancov.

B. Komunikácia a spolupráca s partnermi

• komunikuje s internými a externými partnermi KOCR NK,

• zabezpečuje komunikáciu s Ministerstvom cestovného ruchu a športu SR, rezortnými štátnymi inštitúciami, Úradom Nitrianskeho samosprávneho kraja, členskými OOCR a ďalšími subjektmi v otázkach administratívy, finančnej administrácie projektov KOCR a organizačného zabezpečenia  rôznych typov podujatí,

• zabezpečuje organizačnú a administratívnu podporu spolupráce KOCR NK s partnermi cestovného ruchu.

C. Zabezpečenie chodu kancelárie

• zabezpečuje plynulý chod kancelárie KOCR NK z personálneho, organizačného a materiálno-technického hľadiska,

• zabezpečuje správu kancelárskych potrieb, vybavenia a technického zázemia,

• zabezpečuje správu a evidenciu skladu s propagačnými materiálmi a reklamnými predmetmi KOCR,

• koordinuje bežné prevádzkové činnosti kancelárie.

D. Organizácia podujatí a eventov

• organizačne a materiálne zabezpečuje stretnutia, porady, školenia a pracovné rokovania KOCR NK na základe pokynov výkonného riaditeľa a v koordinácii s ostatnými zamestnancami KOCR NK,

• organizačne zabezpečuje prípravu a realizáciu účasti KOCR NK na výstavách, veľtrhoch, B2B workshopoch, prezentáciách, FAM a press tripov v tuzemsku a zahraničí (v spolupráci so Slovakia Travel), a to podľa pokynov výkonného riaditeľa a marketingového manažéra,

• zabezpečuje logistické, organizačné a administratívne úkony súvisiace s prípravou a realizáciou vlastných organizovaných podujatí KOCR a podujatí organizovaných v spolupráci s partnermi KOCR.

E. Finančná a účtovná administratíva

• pripravuje podklady pre externého dodávateľa služieb vedenia účtovníctva a personalistiky,

• zabezpečuje evidenciu došlej a odoslanej pošty, objednávok, zmlúv a faktúr,

• zabezpečuje povinné zverejňovanie zmlúv, objednávok a faktúr v Centrálnom registri zmlúv (CRZ),

• vykonáva finančnú kontrolu objednávok a úhrad faktúr od dodávateľov,

• zodpovedá za vedenie pokladne KOCR NK,

• zabezpečuje elektronickú evidenciu finančných operácií KOCR NK v elektronickom systéme VisitKošice,

• spracúva finančné výsledky a vypracúva finančné prehľady a reporty s využitím softvérových nástrojov.

F. Verejné obstarávanie a projekty

• vedie administratívnu agendu spojenú s prípravou podkladov pre verejné obstarávanie,

• eviduje dokumenty a zákazky súvisiace s verejným obstarávaním a zabezpečuje ich povinné zverejňovanie,

• sleduje a vypracúva prehľad aktuálnych výziev na podávanie projektov cestovného ruchu z domácich a európskych grantových schém a programov

• dohliada na finančnú stránku projektov financovaných z externých zdrojov, vrátane štátnej dotácie Ministerstva cestovného ruchu a športu SR, zabezpečuje vyúčtovanie projektov KOCR po finančnej a administratívnej stránke s využitím dostupných softvérových nástrojov.

G. Reporting a výročné dokumenty

• pripravuje podklady pre spracovanie výročnej správy KOCR NK,

• poskytuje administratívne a finančné podklady pre interné a externé kontroly KOCR.

H. Ostatné súvisiace činnosti

• vykonáva ďalšie úlohy súvisiace s dohodnutým druhom práce podľa pokynov výkonného riaditeľa a predsedu KOCR NK,

• dodržiava interné predpisy, smernice a rozhodnutia orgánov KOCR NK.

Zamestnanecké výhody, benefity:

flexibilný pracovný čas

možnosti vzdelávania v sektore cestovného ruchu

Požiadavky na zamestnanca:

• precíznosť,

• presnosť,

• systematickosť,

• samostatnosť,

• dochvíľnosť,

• zmysel pre detail

Vodičský preukaz:
B