Office Manager, administratívny pracovník

Náplň práce, právomoci a zodpovednosti:

Do menšieho firemného tímu hľadáme skúseného a spoľahlivého človeka, ktorý

prevezme zodpovednosť za administratívne, organizačné a čiastočne ekonomické

fungovanie kancelárie.

Nejde nám o klasickú recepčnú alebo asistentskú pozíciu. Hľadáme človeka, ktorý

dokáže mať prehľad v dokumentoch, zmluvách, termínoch, podkladoch a

administratívnych procesoch, vytvoriť si v nich systém a dlhodobo ho udržiavať.

Pozícia je vhodná najmä pre človeka, ktorý už má skúsenosti s administratívou,

ekonomickou alebo účtovnou agendou, prípadne s podporou vedenia spoločnosti.

Hlavná náplň práce

• komplexné vedenie a organizácia administratívnej agendy spoločnosti,

• evidencia, kontrola, systematické zakladanie a archivácia zmlúv, faktúr, objednávok, korešpondencie a ostatných firemných dokumentov,

• vedenie elektronického aj fyzického archívu tak, aby boli všetky dokumenty jednoducho dohľadateľné,

• sledovanie termínov, platností dokumentov, zmluvných povinností a administratívnych úloh,

• príprava dokumentov a podkladov pre vedenie spoločnosti,

• kompletizácia ekonomických a účtovných podkladov pre externé alebo interné účtovníctvo,

• základná kontrola faktúr, platieb, objednávok a súvisiacich dokladov,

• komunikácia s účtovníkmi, bankami, poisťovňami, úradmi, obchodnými partnermi a dodávateľmi,

• príprava a spracovanie tabuliek, evidencií, reportov a interných prehľadov,

• administratívna podpora pri obchodných a firemných projektoch,

• vybavovanie operatívnych záležitostí mimo kancelárie,

• koordinácia bežného chodu kancelárie a zabezpečenie potrebných administratívnych procesov,

• dohľad nad tým, aby zadané úlohy a dokumentácia boli riadne uzatvorené a evidované.

Akého človeka hľadáme

Hľadáme človeka, ktorý má prirodzený zmysel pre poriadok, systém a kontrolu nad vecami.

Potrebujeme niekoho, kto nebude administratívu iba spracovávať, ale bude nad ňou aktívne premýšľať – upozorní na chýbajúci dokument, blížiaci sa termín, neúplný podklad alebo úlohu, ktorú je potrebné dokončiť.

Očakávame schopnosť prevziať zodpovednosť za zverenú agendu a dotiahnuť úlohy od zadania až po ich úplné uzatvorenie.

Výhodou je skúsenosť s prácou pre viac spoločností, vedením firemnej dokumentácie, fakturáciou, účtovnými podkladmi, zmluvnou agendou alebo administratívnou podporou konateľa či manažmentu.

Zamestnanecké výhody, benefity:

• stabilnú a dlhodobú pracovnú pozíciu

• prácu v menšom kolektíve s priamou komunikáciou s vedením spoločnosti

• samostatnú a zodpovednú pozíciu

• rôznorodú pracovnú agendu

• Teambuildingy

• možnosť reálne ovplyvniť organizáciu a fungovanie administratívnych procesov

• zodpovedajúce finančné ohodnotenie podľa skúseností a schopností kandidáta

• koncoročné odmeny

• Multisport karta

Požiadavky na zamestnanca:

Od kandidáta očakávame

• predchádzajúcu prax na administratívnej, ekonomickej, office management alebo obdobnej pozícii,

• veľmi dobré organizačné schopnosti a vysokú mieru systematickosti,

• schopnosť samostatne si organizovať prácu a určovať priority,

• dôslednosť pri práci s dokumentmi, číslami a termínmi,

• ekonomické a základné účtovné znalosti,

• dobrú znalosť MS Office, najmä Excel, Word a Outlook,

• schopnosť pracovať s elektronickými dokumentmi a cloudovými úložiskami,

• anglický jazyk minimálne na úrovni umožňujúcej bežnú pracovnú komunikáciu,

• vodičský preukaz skupiny B a aktívne vodičské skúsenosti,

• profesionálne vystupovanie a dobré komunikačné schopnosti,

• diskrétnosť a zodpovedný prístup k dôverným a firemným informáciám,

• nekonfliktnosť a schopnosť prirodzene fungovať v menšom pracovnom kolektíve.

Vodičský preukaz:
B