HR & Office Assistant

Náplň práce, právomoci a zodpovednosti:

Účel pozície a jej úloha v organizácii:

Pozice Asisstant podporuje generálneho riaditeľa (CEO) a ostatných spolupracovníkov pri riadení ich každodenných činností a povinností. Táto pozícia zahŕňa širokú škálu úloh z oblasti operations, sales, office management a HR, ktoré sú zamerané na optimalizáciu efektivity a produktivity. Ide o kombináciu administratívnych úloh, organizace office požadavků, riadenia komunikácie a koordinácie projektov. Súčasťou pozície je tiež administratívne zabezpečenie a koordinácia externých kapacit partnerov v skladoch. Medzi kľúčové zodpovednosti patrí správa kalendára, plánovanie stretnutí, organizácia cestovných plánov, koordinácia logistických kapacít partnerov a príprava správ a prezentácií. Ideálny kandidát by mal byť proaktívny, vynaliezavý a schopný spolupracovať v rámci celej organizácie.

Hlavné zodpovednosti pozície:

• Správa kalendára: Udržiavanie a organizácia kalendára generálneho riaditeľa, zabezpečenie včasných pripomienok a nadväzných úloh.
• Organizácia stretnutí: Plánovanie a koordinácia firemných stretnutí vrátane prezentácií a vedenie záznamov z rokovaní a akčných úloh. Zabezpečenie, aby zasadacie miestnosti boli riadne pripravené, vybavené a usporiadané na efektívne používanie.
• Koordinácia podujatí: Robenie rezervácií a organizovanie rôznych podujatí, ako sú rezervácie reštaurácií, workshopy a teambuildingové aktivity. Zabezpečenie logistiky podujatí, vrátane cateringu, dopravy a nastavenia vybavenia.
• Finančné úlohy a operácie v systéme SAP: Prieskum a zostavovanie transakcií kreditných kariet, zabezpečenie ich správnosti a súladu. Vkladanie finančných údajov do SAP alebo iného finančného softvéru na sledovanie a vykazovanie výdavkov. Pomoc s nákupnými objednávkami, faktúrami a inou finančnou dokumentáciou podľa potreby. Správa objednávok a faktúr v systéme SAP, overovanie ich správnosti a úplnosti. Spolupráca s finančným tímom na zabezpečení efektívneho toku finančných procesov.
• Riadenie cestovania a výdavkov: Organizovanie služobných ciest, vrátane letov, ubytovania a itinerárov. Uľahčenie vykazovania výdavkov a postupov preplácania.
• Podpora e-mailovej komunikácie a stretnutí: Vybavovanie e-mailovej komunikácie a plánovanie stretnutí a schôdzok. Pomoc pri príprave dokumentov a materiálov na stretnutia a prezentácie.
• Koordinácia externých logistických kapacít partnerov: Administratívne zabezpečenie a koordinácia externých kapacít partnerov v skladoch, komunikácia s logistickými partnermi ohľadom požiadaviek na kapacity a zmien, sledovanie výkonnosti v spolupráci s vedúcimi skladu a spracovanie podkladov umožňujúcich následnú fakturáciu.
• HR administratíva: – Administratívna podpora pre HR oddelenie
• Správa dochádzky: Evidencia prítomnosti, dovoleniek, PN a iných absencií zamestnancov, podklady pre spracovanie miezd.
• Onboarding: Pomoc oddelenia ľudských zdrojov (HR) pri onboardingu nových kolegov (dokumenty, pracovné miesto, IT vybavenie, školenia, uvítanie).
• Archivácia: Archivácia mzdových a HR dokumentov av.správa osobných spisov zamestnancov.
• Reporting: Príprava pravidelných prehľadov a podkladov pre vedenie a ďalšie oddelenia podľa aktuálnych potrieb.

Kľúčové ciele/ukazovatele výkonu:

• Efektívnosť a účinnosť úlohy výkonného asistenta pri riadení rôznych úloh a poskytovaní nevyhnutnej podpory generálnemu riaditeľovi a organizácii.

Požadované/žiaduce kvalifikácie:

• Úplné stredoškolské vzdelanie alebo ekvivalent; vysokoškolský titul je výhodou.
• Predchádzajúce skúsenosti na administratívnej pozícii minimálne 2 roky.
• Znalosť systému SAP alebo iného finančného softvéru je výhodou.
• Silné organizačné zručnosti a schopnosť zvládať viac úloh súčasne.
• Vynikajúce komunikačné a medziľudské zručnosti.
• Zmysel pre detail a proaktívny prístup k riešeniu problémov.
• Komunikatívny anglický jazyk – nutnosť (minimálne úroveň B2).
• Znalosť práce s balíkom MS Office.

Aké výhody a benefity ti ponúkame?

• Možnosti vzdelávania, osobného rozvoja a rastu.
• Variabilnú zložku s možnosťou vyššieho plnenia.
• Zmluvu na dobu neurčitú.
• Flexibilná pracovná doba.
• Finančný príspevok na stravovanie nad rámec zákona.
• Veľkovýhodné zamestnanecké zľavy na Košík.sk.
• VIP ceny na Alza.sk, Electrolux.sk a AEG.sk.
• Zamestnanecké aktivity zamerané na podporu tímového ducha.
• Kancelárie v Bratislave - Devínska Nová Ves.

Zamestnanecké výhody, benefity:
Vzdelávacie kurzy, školenia
Stravné lístky/príspevok na stravovanie
Rozjazd úplne nového projektu
Dovolenka 5 týždňov
Príspevok na vzdelanie
Občerstvenie na pracovisku
Kafetéria
Mobilný telefón
Možnosť si nadpracovať hodiny
Individuálný rozpočet na osobnostný rast
Notebook
Príspevok na dôchodkové/životné pripoistenie
Vlastna organizácia práce
Zľava na firemné produkty/služby