Executive & Personal Assistant / Asistent/ka vedenia spoločnosti

Náplň práce, právomoci a zodpovednosti:

Executive & Personal Assistant / Asistent/ka vedenia spoločnosti

Niektorí ľudia čakajú na zadanie. Iní už premýšľajú, ako ho premeniť na výsledok.

Sú ľudia, ktorí potrebujú presný návod na každý krok.

A potom sú takí, ktorým stačí vedieť, čo treba dosiahnuť. Sami si nájdu cestu, zorganizujú potrebné veci a postarajú sa, aby všetko fungovalo.

Práve takého človeka hľadáme.

Pre nášho významného klienta v Košiciach hľadáme spoľahlivú a organizačne zdatnú osobnosť, ktorá bude každodennou oporou vedenia spoločnosti.

Človeka, ktorý spája praktické a analytické myslenie so zdravým úsudkom. Ktorý si všíma detaily, premýšľa v súvislostiach a dokáže predvídať potreby.

Niekoho, kto vie zorganizovať pracovnú cestu, postrážiť dôležité termíny, pripraviť potrebné podklady a vyriešiť aj situácie, na ktoré neexistuje presný návod.

A hlavne človeka, pri ktorom vedenie nemusí neustále kontrolovať, či sú veci naozaj vybavené.

Pretože skutočná pomoc nie je ďalšia úloha na kontrolu. Je to starosť, ktorá ubudne.

Tvoja Rola

Budeš vytvárať zázemie, vďaka ktorému sa vedenie spoločnosti môže sústrediť na svoje hlavné úlohy.

Tvojou úlohou bude prinášať do každodennej operatívy poriadok, systém a prehľad. Organizovať čas, koordinovať požiadavky, pripravovať podklady a riešiť situácie, ktoré si vyžadujú samostatnosť, diskrétnosť a dobrý úsudok.

Niektoré dni budú pokojné. Iné prinesú viacero požiadaviek naraz, zmeny plánov a potrebu rýchlo reagovať.

Nečakáme, že budeš robiť všetko naraz. Očakávame, že budeš vedieť, čo je potrebné urobiť ako prvé.

Ako bude vyzerať Tvoj pracovný svet

Tvoja práca bude kombináciou pravidelnej administratívy, organizovania a operatívnych úloh.

Konkrétne:

• Každodenný chod kancelárie – administratíva, dokumenty, e-maily, evidencia, objednávky a komunikácia s dodávateľmi.

• Podpora vedenia spoločnosti – kalendáre, stretnutia, rezervácie, pracovné cesty, letenky, ubytovanie a transfery.

• Ekonomická a personálna administratíva – podklady pre mzdy a účtovníctvo, evidencia faktúr, dokladov a práca s pokladňou.

• Správa firemných vozidiel – servisy, STK, poistky, parkovacie oprávnenia a sledovanie termínov.

• Každodenná operatíva – komunikácia s externými partnermi a praktické riešenie vzniknutých požiadaviek.

• Osobná a rodinná asistencia – pomoc s vybranými súkromnými a rodinnými záležitosťami vedenia spoločnosti, rezervácie, pochôdzky či podľa potreby preprava detí.

Na plnenie pracovných úloh budeš mať k dispozícii zdieľané firemné vozidlo.

Niektoré úlohy budú jednoduché a opakujúce sa. Iné si vyžiadajú schopnosť kombinovať viacero vecí naraz.

Pre nás nie je dôležité, aká veľká je úloha. Dôležité je, ako zodpovedne k nej pristúpiš.

Zamestnanecké výhody, benefity:

Čo Ti dáme

• stabilná práca na plný úväzok v Košiciach v spoločnosti so silným zázemím,

• štandardný pracovný režim – 8 hodín práce denne a prestávka,

• ľudský a otvorený prístup,

• zaškolenie a podpora pri osvojovaní pracovnej agendy,

• priestor na odborný aj osobnostný rozvoj,

• priama spolupráca s vedením spoločnosti,

• vysoká miera dôvery a samostatnosti po zaškolení,

• zdieľané firemné vozidlo na pracovné úlohy,

• pestrá agenda a perspektíva dlhodobej spolupráce a ďalšie výhody.

Informácie o výberovom konaní:
Ak hľadáš iba ďalšiu bežnú administratívnu pozíciu...
...možno to nebude ono.

Ale ak si človek, ktorého baví organizovať, nachádzať riešenia, pomáhať druhým a mať veci pod kontrolou, možno sme sa práve našli.

Nemusíš mať odpoveď na všetko ani najdlhší životopis.
Dôležité je, aby si mal/a prirodzené myslenie, charakter, chuť pracovať a prirodzenú potrebu robiť veci poriadne.
Pretože niektorí ľudia prácu jednoducho vykonávajú.
A iní sú dôvodom, prečo všetko funguje.
Ak patríš medzi nich, radi ťa spoznáme.

Pošli nám svoj životopis s fotografiou a napíš pár slov o tom, prečo je táto pozícia pre teba vhodná.

Požiadavky na zamestnanca:

Koho hľadáme

Osobnosť, ktorá spája samostatnosť s dobrým úsudkom, precíznosť s flexibilitou a profesionálne vystupovanie s prirodzenou empatiou.

Nehľadáme dokonalý životopis. Zaujíma nás, ako premýšľaš, komunikuješ, riešiš problémy a či dokážeš prevziať zodpovednosť za výsledok.

Budeme si rozumieť, ak:

• Máš zdravý úsudok a kritické myslenie. Vnímaš súvislosti a dokážeš nachádzať praktické riešenia.

• Si systematický/á, ale nie rigidný/á. Máš rád/rada poriadok, no dokážeš sa prispôsobiť zmenám.

• Si samostatný/á, ale nie tvrdohlavý/á. Vieš prevziať iniciatívu a zároveň rozpoznáš, kedy je potrebné sa poradiť.

• Si sebavedomý/á, ale nie arogantný/á. Komunikuješ prirodzene, kultivovane a s rešpektom.

• Si empatický/á, ale nie pasívny/á. Vieš počúvať, vnímať potreby druhých a zároveň povedať svoj názor.

• Máš cit pre detail. Všímaš si veci, ktoré iným unikajú.

• Si spoľahlivý/á a diskrétny/a. Chápeš, že dôvera sa nezískava slovami, ale každodenným správaním.

A hlavne:

Keď niečo nevieš, zistíš si to.

Keď vznikne problém, nehľadáš vinníka. Hľadáš riešenie.

Keď dostaneš spätnú väzbu, dokážeš ju prijať.

A keď prevezmeš úlohu, zaujíma ťa, či je vec naozaj vybavená.

Čo by si mal/a ovládať

Očakávame:

• veľmi dobrú prácu s počítačom a profesionálnu e-mailovú komunikáciu,

• Microsoft Excel minimálne na mierne pokročilej úrovni,

• schopnosť pracovať s číslami, dokumentmi a administratívnymi údajmi,

• logické a ekonomické uvažovanie,

• organizačné schopnosti a schopnosť určovať priority,

• vodičský preukaz skupiny B a aktívne šoférovanie,

• ochotu učiť sa a využívať moderné digitálne a AI nástroje.

Výhodou je ekonomické alebo manažérske vzdelanie a skúsenosť s administratívou či asistenciou vedeniu.

Prax na podobnej pozícii ani znalosť angličtiny nie sú podmienkou. Potrebné interné postupy ťa naučíme.

Na čom nám skutočne záleží

Táto pozícia nie je iba o kalendároch, tabuľkách a vybavených úlohách.

Je predovšetkým o ľuďoch a dôvere.

Budeš úzko spolupracovať s vedením spoločnosti a súčasťou tvojej práce bude aj pomoc s vybranými osobnými a rodinnými záležitosťami.

Preto sú pre nás zásadné dôveryhodnosť, diskrétnosť, ľudský prístup a schopnosť prirodzene komunikovať aj v náročnejších situáciách.

Niekedy bude potrebné rýchlo reagovať. Inokedy trpezlivo počúvať. Občas povedať aj nepríjemnú vec, ale slušne a s rešpektom.

Hľadáme človeka, ktorý dokáže byť:

Profesionálny, ale nie chladný.

Sebavedomý, ale nie povýšenecký.

Ochotný pomôcť, ale zároveň samostatný.

Človeka, ktorý chápe, že skutočná dôvera sa buduje postupne a dobrá spolupráca stojí nielen na schopnostiach, ale aj na charaktere.

Pre koho táto práca nie je

Povedzme si to otvorene.

Ak potrebuješ presný návod na každý ďalší krok, pravdepodobne si nesadneme.

Ak ťa rutinná administratíva nebaví a potrebuješ každý deň nové veľké výzvy, táto pozícia nemusí byť pre teba.

Ak považuješ bežné organizačné alebo servisné úlohy za niečo pod svoju úroveň, tiež to nebude ono.

A ak ťa každá nečakaná zmena plánu vyvedie z rovnováhy, táto práca ti pravdepodobne nebude prinášať spokojnosť.

Hľadáme človeka, ktorý dokáže dobre robiť to, za čo prevezme zodpovednosť.

Vodičský preukaz:
B