Office Manager / Administrative & Finance Assistant

Náplň práce, právomoci a zodpovednosti:

Do nášho tímu hľadáme zodpovednú, spoľahlivú a organizačne zdatnú osobu na pozíciu Office Manager / Office Assistant, ktorá bude zastrešovať každodenný chod kancelárie a poskytovať podporu vedeniu aj celému tímu.

Táto pozícia je pre nás kľúčová – ide o prvý kontakt pre klientov, partnerov aj zamestnancov, a zároveň o dôležitú podporu manažmentu. Hľadáme niekoho s príjemným vystupovaním, proaktívnym prístupom a schopnosťou efektívne si organizovať prácu.

Náplň práce v rámci office managementu:

• Zabezpečenie plynulého chodu kancelárie a administratívy

• Prijímanie a vybavovanie telefonických hovorov, e-mailov a korešpondencie

• Starostlivosť o návštevy a klientov spoločnosti

• Booking a koordinácia zasadacích miestností

• Príprava kávy, nápojov a občerstvenia na stretnutia a meetingy

• Organizácia pracovných stretnutí a porád

• Koordinácia a zabezpečenie služobných ciest (letenky, hotely, transfery)

• Administratívna podpora manažmentu a tímu

• Spracovanie, archivácia a evidencia dokumentov

• Tlač, skenovanie a distribúcia materiálov

• Preberanie a evidencia pošty a zásielok

• Spolupráca s externými dodávateľmi (kuriéri, servis, prenájom priestorov a pod.)

• Komunikácia s orgánmi verejnej správy a inými inštitúciami podľa potreby

• Príprava podkladov pre projekty a interné dokumenty

• Starostlivosť o kancelárske potreby a objednávanie materiálu

Náplň práce v rámci výpomoci CFO:

• Evidencia došlých a odoslaných faktúr v účtovnom systéme

• Kontrola formálnej správnosti faktúr (IČO, DPH, dátumy, sumy)

• Príprava podkladov na schválenie faktúr a platby

• Sledovanie splatností a párovanie platieb s bankovými výpismi

• Príprava a aktualizácia jednoduchých finančných prehľadov a reportov

• Zber, spracovanie a archivácia finančných dokladov

• Komunikácia s externým účtovníctvom a dodávateľmi

• Príprava podkladov pre mesačné uzávierky

• Evidencia zmlúv a sledovanie termínov ich platnosti

• Administratívna a operatívna podpora CFO podľa aktuálnych potrieb

Očakávame:

• Výborné organizačné schopnosti

• Zodpovednosť a spoľahlivosť

• Komunikatívnosť a príjemné vystupovanie

• Schopnosť pracovať samostatne aj v tíme

• Základnú znalosť práce s MS Office

• Vzhľadom na medzinárodné aktivity spoločnosti je podmienkou aktívna znalosť anglického jazyka; znalosť francúzskeho jazyka je veľkou výhodou.

• Skúsenosť na podobnej pozícii je výhodou

Zamestnanecké výhody, benefity:

Ponúkame:

• Možnosť profesijného rozvoja a kariérneho rastu

• Zázemie stabilnej spoločnosti

• Príjemné pracovné prostredie v centre Bratislavy

• Podporujúci tím a moderné kancelárie