Fakturant/Administratívny pracovník/Office manager

Náplň práce, právomoci a zodpovednosti:

Ekonomická agenda (kľúčová časť práce)

• Samostatné vystavovanie a kontrola vydaných faktúr

• Evidencia a kontrola prijatých faktúr

• Vedenie a priebežná kontrola knihy pohľadávok a knihy záväzkov

• Denná kontrola splatnosti faktúr a aktívne sledovanie úhrad

• Párovanie platieb a riešenie nezrovnalostí

• Príprava podkladov pre externé účtovníctvo a daňové priznania

• Aktívna a samostatná práca v systéme POHODA (podmienkou)

DPH a legislatíva

• Praktická znalosť zákona o DPH

• Schopnosť správne určiť režim fakturácie (DPH / bez DPH / prenesenie daňovej povinnosti)

• Kontrola povinných náležitostí faktúr

• Zodpovednosť za správne uplatnenie sadzieb a režimov DPH

• Orientácia v základných účtovných princípoch

Evidencia objednávok a dokumentov

• Evidovanie a systematické triedenie prijatých objednávok

• Schopnosť porozumieť obsahu objednávok (rozsah plnenia, ceny, termíny, podmienky)

• Udržiavanie prehľadu o stave objednávok a ich nadväznosti na fakturáciu

• Kontrola súladu medzi objednávkou, dodaním a fakturáciou

• Zodpovednosť za to, že každá objednávka je správne zaevidovaná a dohľadateľná

Komunikácia a operatíva

• Denná emailová a telefonická komunikácia s klientmi, dodávateľmi a úradmi

• Riešenie fakturačných a administratívnych otázok

• Príprava odpovedí na výzvy, doplnenia podkladov a administratívne konania

• Samostatné vybavovanie bežnej operatívy bez potreby detailného zadávania

Evidencie a podporné agendy

• Vedenie knihy jázd a kontrola podkladov k firemným vozidlám

• Evidencia nákladov súvisiacich s prevádzkou vozidiel

• Evidencia a spracovanie dochádzky

• Správa zmluvnej dokumentácie (termíny, dodatky, platnosť zmlúv)

• Kontrola administratívnych termínov (splatnosti, výročia zmlúv, povinné hlásenia)

• Spracovanie prehľadov pohľadávok, záväzkov a cash-flow

Administratíva a organizácia

• Kompletná správa firemnej dokumentácie

• Systémové triedenie a archivácia dokumentov (fyzicky aj digitálne)

• Zodpovednosť za okamžitú dohľadateľnosť dokumentov

• Organizačná podpora vedenia firmy

• Dohľad nad plynulým chodom kancelárie

Zamestnanecké výhody, benefity:
- stabilné zamestnanie

Informácie o výberovom konaní:
Ak Vás ponuka zaujala, pošlite nám prosím štruktúrovaný životopis. Na osobné stretnutie budeme kontaktovať len vybraných uchádzačov, ktorí spĺňajú požiadavky danej pozície.

Požiadavky na zamestnanca:

Požiadavky (bez splnenia nebudeme reagovať)

• Reálna prax s fakturáciou v systéme POHODA

• Skúsenosť s vedením knihy pohľadávok a záväzkov

• Praktická orientácia v DPH (nie len teoretická znalosť)

• Skúsenosť s evidenciou a kontrolou objednávok

• Pokročilá znalosť MS Excel (práca so vzorcami je samozrejmosť)

• Vysoká miera samostatnosti, dôslednosti a systematickosti

• Schopnosť profesionálnej komunikácie s klientmi a úradmi

Hľadáme človeka, ktorý:

• má skúsenosť z malej alebo strednej firmy, kde mala široký záber zodpovedností a reálne zastrešovala ekonomickú aj administratívnu agendu

• rozumie ekonomickým súvislostiam, nie len administratívnym úkonom

• má prirodzený poriadok v dokumentoch a systematický prístup k práci

• kontroluje termíny a splatnosti bez potreby pripomínania

• chápe prepojenie medzi objednávkou, dodaním a fakturáciou

• dokáže samostatne prioritizovať úlohy podľa dopadu na cash-flow a chod spoločnosti

• komunikuje vecne, profesionálne a asertívne s klientmi aj úradmi

• preberá zodpovednosť za výsledok, nie len za vykonanie úkonu

• nepotrebuje mikromanažment