Office manažér/ka v stavebnej firme

Náplň práce, právomoci a zodpovednosti:

Koho hľadáme

• Hľadáme systematického, inteligentného a zodpovedného človeka, ktorý zabezpečí hladký chod administratívy a procesov vo firme.
• Táto pozícia je kľúčová pre fungovanie firmy – prepája administratívu, verejné obstarávania, HR a základný marketing.
• Očakávame človeka, ktorý:
• má prirodzený poriadok v systémoch, dokumentoch a úlohách
• je vysoko inteligentný a rýchlo sa učí nové veci
• dokáže samostatne riešiť úlohy bez neustáleho zadávania
• zvláda viac vecí naraz a vie si určiť priority
• má chuť zlepšovať procesy a pracovať efektívnejšie
• vie pracovať s modernými nástrojmi vrátane AI

Nejde o pasívnu administratívu, ale o aktívne riadenie úloh a procesov.

 HR a kompletná personálna agenda (kľúčová oblasť)

• evidencia dochádzky, evidencia dovoleniek a náhradného voľna, PN, OČR...
• spolupráca s mzdovým účtovníkom (podklady pre výplaty, RZD...)
• onboarding nových zamestnancov (interné smernice, pracovné oblečenie, pracovné pomôcky, zabezpečenie školení, prístupy do systémov...)
• offboarding (zber vybavenia, odovzdanie agendy)
• príprava a správa pracovných zmlúv a dodatkov v spolupráci s právnikom
• zabezpečenie prihlásenia a odhlásenia zamestnancov
• zverejňovanie pracovných inzerátov
• komunikácia s uchádzačmi a organizácia pohovorov
• základná znalosť GDPR vo vzťahu k zamestnancom
• kompletná personálna agenda

Verejné obstarávania (kľúčová časť)

• správa profilu spoločnosti (UVO portál)
• sledovanie vestníka verejného obstarávania
• komunikácia s obstarávateľom počas súťaže (otázky, vysvetlenia)
• spracovanie podkladov do verejných súťaží
• kompletizácia dokumentácie (vyhlásenia, prílohy, referencie)
• kontrola správnosti podaní
• sledovanie termínov a výziev
• príprava podkladov k uzavretiu zmlúv s VO
• sledovanie a zabezpečenie platnosti podkladov, certifikátov a licencií (ZHS, RPVS, ISO, EMAS, ETICS...)
• účasť na kontrolných auditoch (ISO, EMAS)
• archivácia dokumentácie zo súťaží (zákonná povinnosť)
• znalosť portálov UVO / JOSEPHINE / EVO
• schopnosť čítať a orientovať sa v zmluvách a obchodných dokumentoch

Koordinácia a doťahovanie vecí (kľúčová zodpovednosť)

• koordinácia komunikácie medzi oddeleniami (PM, SV, príprava, vedenie)
• sledovanie úloh a termínov
• doťahovanie požiadaviek 
• eskalácia problémov na zodpovedné osoby

Administratíva a chod kancelárie

• správa dokumentov (OneDrive, interné systémy)
• evidencia zmlúv a podkladov
• organizácia administratívnych procesov
• podpora vedenia firmy
• vybavenie korešpondencie

Marketing (základný)

• príprava príspevkov na sociálne siete
• zverejňovanie obsahu na LinkedIn
• aktualizácia obsahu na webovej stránke firmy (nové referencie...)
• spolupráca na budovaní značky firmy
• základná práca s Canvou alebo podobným nástrojom na grafiku
• fotografická dokumentácia zákaziek (koordinácia procesu – zabezpečenie materiálov ako podklad pre marketing, nie fotenie)

 Cieľ pozície

• mať poriadok v dokumentoch, úlohách a termínoch
• zabezpečiť, že nič dôležité sa nestratí ani nezabudne
• odbremeniť vedenie firmy od operatívy
• zabezpečiť plynulý chod administratívy a procesov

Koho nehľadáme

• človeka, ktorý čaká na pokyny ku každej úlohe
• človeka, ktorý robí veci bez kontroly detailov
• človeka, ktorý nezvláda viac úloh naraz
• Ak nevieš prevziať zodpovednosť za organizáciu vecí, táto pozícia nie je pre teba.

Zamestnanecké výhody, benefity:

• stabilná práca v rastúcej stavebnej firme
• možnosť home office počas väčšiny pracovnej doby – vyžaduje sa dostupnosť a účasť na interných meetingoch a online stretnutiach, prípadne podľa potreby
• rôznorodá náplň práce (žiadna rutina)
• možnosť rastu a rozvoja
• výkonové odmeňovanie
• Správneho človeka vieme nadštandardne ohodnotiť.

Informácie o výberovom konaní:
Pošli nám životopis a krátku odpoveď na otázku:
Predstav si, že máš naraz spracovať verejnú súťaž, zabezpečiť HR agendu pre nového zamestnanca a pripraviť príspevok na LinkedIn. Ako si zorganizuješ prácu, aby si nič nezanedbal/a?
Zaujíma nás spôsob myslenia, prioritizácia a schopnosť zvládať viac úloh naraz.

Požiadavky na zamestnanca:

Prax

výhodou skúsenosť s VO alebo HR

Uchádzač musí preukázať znalosť aspoň jednej z oblastí :

• Pracovné právo
• Zákonník práce
• Zákon o verejnom obstarávaní
• Obchodný zákonník

OSOBNOSTNÉ PREDPOKLADY A ZRUČNOSTI

• vysoká inteligencia a schopnosť rýchlo sa učiť
• systematickosť, dôslednosť a spoľahlivosť
• schopnosť organizovať prácu
• orientácia na výsledok
• schopnosť dotiahnuť veci do konca

Vodičský preukaz:
B