Asistentka recepcie a administratívy

Náplň práce, právomoci a zodpovednosti:

Hľadáme skúsenú a proaktívnu Asistentku recepcie a administratívy, ktorá zabezpečí profesionálny chod recepcie a kancelárie, poskytne administratívnu podporu vedeniu a jednotlivým oddeleniam a stane sa dôležitou súčasťou každodennej prevádzky spoločnosti.

Hlavné pracovné zodpovednosti

Recepcia a front office

• Profesionálne a priateľsky vítať návštevníkov, zákazníkov, dodávateľov a externých partnerov

• Spravovať prichádzajúce telefonáty, e-maily a všeobecnú korešpondenciu

• Koordinovať registráciu návštev, vydávanie vstupných kariet a rezervácie zasadacích miestností

• Zabezpečovať cestovné arrangements, rezervácie hotelov a dopravu pre návštevníkov a zamestnancov

• Zabezpečiť, aby recepcia a kancelárske priestory boli upratané a reprezentatívne

Administratívna podpora

• Poskytovať každodennú administratívnu podporu vedeniu závodu a jednotlivým oddeleniam

• Pripravovať a spravovať dokumenty, prezentácie, reporty, zápisy zo stretnutí a internú komunikáciu

• Podporovať archiváciu a evidenciu dokumentov v súlade s firemnými štandardmi

• Koordinovať kancelárske potreby, spotrebný materiál a administratívne nákupy

• Pomáhať pri spracovaní faktúr a spolupracovať s finančným/účtovným oddelením

• Podporovať onboarding nových zamestnancov a externých návštev

Koordinácia a office management

• Koordinovať kuriérske služby, distribúciu pošty a doručovanie zásielok

• Pomáhať pri organizácii stretnutí, workshopov a interných podujatí

• Spolupracovať s HR, financiami, výrobou a ďalšími oddeleniami pri administratívnych záležitostiach

• Poskytovať podporu externým dodávateľom a servisným partnerom v rámci administratívnych požiadaviek závodu

• Pomáhať udržiavať kancelárske procesy a administratívne štandardy

Compliance a podpora závodu

• Podporovať dodržiavanie firemných smerníc, požiadaviek na dôvernosť informácií a pravidiel BOZP/HSE

• Zabezpečiť, aby návštevníci dodržiavali bezpečnostné a ochranné pravidlá závodu

• Udržiavať presné záznamy a databázy

• Podporovať rôzne ad hoc administratívne a organizačné úlohy súvisiace s rastom závodu a projektmi

Zamestnanecké výhody, benefity:

• Príležitosť stať sa súčasťou medzinárodnej a rastúcej spoločnosti v oblasti obalových riešení

• Dynamické výrobné prostredie s významnými rozvojovými projektmi

• Možnosť medzinárodnej spolupráce a práce v cross-funkčných tímoch

• Priateľskú a podporujúcu pracovnú atmosféru

• Možnosť rásť spolu s organizáciou v Trebišove

• Systém zamestnaneckých benefitov: vrátane stravného príspevku nad rámec zákonných požiadaviek a prístupu k MultiSport karte na podporu zdravého a aktívneho životného štýlu.

Informácie o výberovom konaní:
Upozorňujeme, že budeme kontaktovať iba kandidátov, ktorí spĺňajú požadované predpoklady a kritériá. Všetkým uchádzačom ďakujeme za prejavený záujem o prácu v spoločnosti adapa Group.

Požiadavky na zamestnanca:

Vzdelanie a skúsenosti

• Predchádzajúce skúsenosti na recepcii, v administratíve, zákazníckom servise alebo administratívnej podpore

• Skúsenosti z výrobného alebo priemyselného prostredia sú výhodou

• Dobrá znalosť MS Office aplikácií (Outlook, Excel, Word, PowerPoint)

• Skúsenosti s ERP alebo administratívnymi systémami sú výhodou

Zručnosti a kompetencie

• Silné organizačné schopnosti a schopnosť multitaskingu

• Profesionálne komunikačné a interpersonálne zručnosti

• Proaktívny prístup orientovaný na podporu a služby

• Schopnosť pracovať samostatne a určovať priority

• Zmysel pre detail a spoľahlivosť

• Schopnosť pracovať v rýchlom a meniacom sa prostredí

• Diskrétnosť a profesionalita pri práci s citlivými informáciami

Jazyky

• Slovenčina — plynule

• Angličtina — komunikatívna úroveň potrebná pre spoluprácu s medzinárodnými tímami

• Ďalšie jazyky sú výhodou

Preferované osobnostné predpoklady

• Pozitívny a energický prístup

• Praktický a „hands-on“ spôsob práce

• Silný zmysel pre zodpovednosť a vlastníctvo úloh

• Schopnosť zachovať pokoj pod tlakom

• Tímový prístup a flexibilita pri podpore viacerých oddelení

• Profesionálne vystupovanie a komunikačný štýl

Vodičský preukaz:
B