Administratívny pracovník / Office Manager

Náplň práce, právomoci a zodpovednosti:

• Komplexné zabezpečenie administratívnej agendy spoločnosti, vrátane správy dokumentov, komunikácie s externými partnermi a koordinácie chodu kancelárie.

• Evidencia, kontrola, zakladanie a archivácia zmlúv, faktúr, objednávok, korešpondencie a ďalších firemných dokumentov s dôrazom na presnosť a aktuálnosť údajov.

• Správa elektronického aj fyzického archívu a sledovanie termínov platnosti zmlúv a administratívnych povinností spoločnosti.

• Príprava podkladov a dokumentácie pre vedenie spoločnosti, vrátane kompletizácie ekonomických a účtovných podkladov pre externé účtovníctvo.

• Základná kontrola faktúr, platieb, objednávok a súvisiacich dokladov s cieľom zabezpečiť správnosť a včasné spracovanie.

• Aktívna komunikácia s účtovníkmi, bankami, poisťovňami, úradmi, obchodnými partnermi a dodávateľmi na zabezpečenie plynulého chodu administratívnych procesov.

• Príprava tabuliek, evidencií, reportov a interných prehľadov na podporu rozhodovacích procesov vedenia spoločnosti.

• Administratívna podpora obchodných a firemných projektov vrátane vybavovania operatívnych záležitostí mimo kancelárie.

• Koordinácia každodenného chodu kancelárie a dohľad nad riadnym ukončením a evidenciou všetkých zverených úloh a administratívnych procesov.

• Typický deň na pracovnej pozícii zahŕňa plánovanie a organizáciu administratívnych úloh, kontrolu a aktualizáciu dokumentácie, ako aj komunikáciu s internými a externými partnermi.

• administratívna podpora logistických procesov,

• Práca tiež zahŕňa riešenie nečakaných situácií a operatívnu podporu tímu a vedenia spoločnosti, čím prispieva k efektívnemu fungovaniu kancelárie.

• Pracovná doba je štandardne od 8:00 do 16:30, s možnosťou flexibilného začiatku podľa potreby spoločnosti.

Zamestnanecké výhody, benefity:

• Stabilná práca v perspektívnej firme.

• Priama komunikácia s vedením.

• Skúsenosti s medzinárodnou firmou.

• Samostatná a rôznorodá práca.

• Možnosť ovplyvniť procesy.

• Primerané finančné ohodnotenie.

• Priateľský a podporný kolektív.

Informácie o výberovom konaní:
Osobné údaje uchádzača uvedené v životopise budú spracované a uchované spoločnosťou v súlade so zákonom č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov v znení neskorších predpisov. Osobné údaje budú spracované výlučne za účelom výberu
vhodného kandidáta na inzerovanú pozíciu. Po ukončení výberového procesu, maximálne však po dobe 6 mesiacov od poskytnutia osobných údajov, budú tieto v súlade s uvedeným zákonom zlikvidované.

Požiadavky na zamestnanca:

• Hľadáme osobu s vyštudovaným SŠ vzdelaním.
• Výhodou je vzdelanie v odbore administratíva.
• Očakávame precíznu prácu s dokumentmi.
• Schopnosť samostatne organizovať úlohy.
• Systematické a dôsledné spracovanie agendy.
• Zručnosť v určovaní pracovných priorít.
• Zodpovednosť za zverené úlohy a ich dokončenie.
• Diskrétnosť pri práci s citlivými dátami.
• Znalosť práce s MS Office a administratívnymi nástrojmi.
• Skúsenosti s vedením administratívy viacerých firiem.
• Praxe so zmluvnou agendou a fakturáciou.
• Schopnosť pripravovať účtovné podklady.
• Podpora manažmentu alebo konateľa je výhodou.
• Komunikačné a organizačné schopnosti na vysokej úrovni.
• Flexibilita a schopnosť riešiť problémy efektívne.
• Vysoká miera spoľahlivosti a zodpovednosti.
• Tímový hráč s profesionálnym prístupom.