Office manager

Náplň práce, právomoci a zodpovednosti:

1. Executive Support & Business Operations (Podpora vedenia)

• Komplexná operatívna a organizačná podpora konateľov spoločnosti.

• Koordinácia harmonogramov vedenia, správa kalendárov a organizácia služobných ciest na kľúč.

• Príprava vysokokvalitných podkladov, rešerší a analýz pre strategické rozhodovanie vedenia.

• Účasť na projektových poradách, profesionálne vedenie zápisníc a prísny follow-up stanovených úloh (stráženie termínov a plnenia).

2. Financial Administration & Reporting (Ekonomická agenda)

• Zabezpečenie plynulého toku účtovných dokladov – evidencia, vecná kontrola a schvaľovanie faktúr pred ich odoslaním na účtovné oddelenie.

• Príprava podkladov pre externú účtovnú kanceláriu, ekonómku a právnych zástupcov.

• Tvorba pravidelných manažérskych reportov a príprava prezentácií pre projekčný tím a vedenie spoločnosti. 

• Koordinácie a kontrola jednotlivých oddelení spoločnosti (predaj, architektúra, projekt manažment). 

3. Procurement & Vendor Management (Nákup a dodávatelia)

• Vyhľadávanie potenciálnych dodávateľov služieb a tovarov.

• Organizácia, administrácia a transparentné vyhodnocovanie výberových konaní (tendrov) na základe prieskumu trhu.

• Budovanie korektných vzťahov s dodávateľmi a kontrahovanými firmami.

• Zabezpečovanie a optimalizácia nákupu kancelárskych potrieb, techniky a firemných potrieb.

4. Facility, PR & Event Management (Správa priestorov a reprezentácia)

• Reprezentatívne uvítanie hostí a zabezpečenie vysokého štandardu starostlivosti o klientov v priestoroch developera.

• Prezentácia projektov spoločnosti, šírenie dobrého mena a udržiavanie vysokej firemnej kultúry.

• Facility management: Zabezpečovanie údržby a servisných opráv hnuteľného a nehnuteľného majetku kancelárie.

• Plánovanie a komplexná organizácia firemných podujatí, školení a teambuildingových aktivít pre podporu tímovej synergie.

5. Process Optimization & Administration (Optimalizácia a správa)

• Vedenie a archivácia firemnej a projektovej dokumentácie podľa interných štandardov.

• Komplexná správa elektronickej a listinnej korešpondencie a zastrešenie komunikácie s úradmi.

• Neustále mapovanie interných procesov a proaktívne prinášanie návrhov na zefektívnenie fungovania kancelárie.

Zamestnanecké výhody, benefity:

- Firemný telefón.

- Firemný notebook.

- Odmeny / Bonusy pri predaji produktov zamestnávateľa.

Informácie o výberovom konaní:
Kontaktovať budeme len vybraných uchádzačov.

Požiadavky na zamestnanca:

Profil ideálneho kandidáta

• Skúsenosti: Preukázateľná prax na obdobnej pozícii (Office Manager, Executive Assistant, Operations Manager), ideálne v prostredí Real Estate, architektúry, práva alebo financií.

• Osobnostné predpoklady: Vysoká miera samostatnosti, diskrétnosť, asertivita a reprezentatívne vystupovanie.

• Organizačné zručnosti: Excelentný time-management, schopnosť prioritizovať úlohy v dynamickom prostredí a zmysel pre absolútny detail.

• Analytické a biznisové myslenie: Schopnosť nielen zbierať dáta, ale ich aj logicky štruktúrovať a interpretovať (príprava podkladov pre manažment).

• Komunikácia: Výborné komunikačné a vyjednávacie zručnosti (pri komunikácii s dodávateľmi a klientmi).

• IT zručnosti: Pokročilá znalosť MS Office (Excel, PowerPoint, Word) a moderných digitálnych nástrojov pre správu úloh.

Vodičský preukaz:
B