Staň sa srdcom kancelárie v Ticketportal ako Office Manager

Náplň práce, právomoci a zodpovednosti:

Office Manager sa stará o to, aby naša bratislavská kancelária fungovala každý deň bez chybičky. Táto rola zastrešuje kompletný chod officu: od celkovej atmosféry na pracovisku, cez dodávateľov a zásoby, až po interné procesy, logistiku podujatí a praktickú podporu pre kolegov aj návštevy. Office Manager u nás tiež koordinuje logistiku IT vybavenia a administratívu spojenú s pracovnými cestami. Keďže chceme neustále napredovať, hľadáme niekoho s technologickým nadhľadom, koho bavia inovácie a stane sa u nás ambasádorom pre zavádzanie nových AI nástrojov do každodennej firemnej agendy.

Spolupráca

Budete úzko spolupracovať s People & Culture tímom, finančným oddelením (nákupy/faktúry), IT oddelením (technika) a dodávateľmi služieb pre budovu a kanceláriu.

Chod kancelárie a administratíva

• Zabezpečenie každodenného chodu officu (pripravenosť pracovísk, recepcia/prijímanie návštev, základná koordinácia priestorov, prijímanie a odosielanie pošty).

• Správa dodávateľov, nákupov a zásob (občerstvenie, písacie potreby, spotrebný materiál) a sledovanie nákladov.

• Komunikácia so správou budovy a externými dodávateľmi (opravy, servis, vstupné karty atď.).

• Udržiavanie aktuálnej dokumentácie a návodov k officu, aby kolegovia vždy vedeli, kde nájdu dôležité informácie.

• Zastrešenie administratívy brigádnikov vrátane prípravy dohôd o brigádnickej činnosti, zhromažďovania potrebných dokumentov a vedenia aktuálnej evidencie.

• Administratívna podpora zmluvných predajných miest.

IT vybavenie a majetok (logistika)

• Koordinácia logistiky IT techniky s IT podporou (objednávanie, odovzdávanie/preberanie, základná evidencia majetku).

• Správa administratívy spojenej s prístupovými kartami, kľúčmi a podobným firemným majetkom.

• Starostlivosť o vozový park.

Inovácie a AI nástroje

• Záujem o moderné technológie a proaktívne vyhľadávanie nových AI nástrojov, ktoré zefektívnia nielen administratívu, ale uľahčia prácu aj kolegom naprieč celou firmou.

• Testovanie a zavádzanie AI riešení do praxe.

Podpora podujatí a kultúry

• Logistická organizácia interných podujatí (catering, priestory, dodávatelia, koordinácia na mieste).

• Podpora iniciatív People & Culture tímu, ktoré si vyžadujú koordináciu priamo v kancelárii.

Pracovné cesty

• Zariaďovanie a administratíva pracovných ciest (koordinácia rezervácií, itineráre, praktická podpora, dokumentácia).

Hostia a manažment lístkov

• Koordinácia logistiky pre „ticket guests“ a interných procesov s tým spojených (tam, kde je to relevantné pre slovenský tím).

Zamestnanecké výhody, benefity:

• MultiSport karta – vy platíte 23 EUR, zvyšok hradíme my.

• Edenred benefity – 420 EUR ročne na kultúru, voľný čas, zdravie alebo vzdelávanie.

• Finančný príspevok na stravovanie – vyplácaný mesačne priamo k výplate.

• Plne vybavená kuchynka – ovocie, snacky, skvelá káva a kopec alternatívnych mliek.

• Moderné kancelárie v Tower 5 v Bratislave s množstvom denného svetla, kvalitným vybavením a výhľadom na mesto. Skvelá dostupnosť MHD aj autom.

• Voľné alebo zľavnené lístky na vybrané podujatia z našich platforiem (máme na to špeciálny kanál na Slacku!).

• Coursera Plus pre vaše vzdelávanie a rast.

• Firemný notebook.

• Tímový život – spoločné raňajky s vedením, letné grilovačky, teambuildingy, športové aktivity, vianočné večierky... a priestor pre vaše vlastné nápady (vážne!).

• Otvorená „no-bullshit“ komunikácia a kultúra postavená na vysokej dôvere.

Informácie o výberovom konaní:
1. Prihlásenie: Pošlite nám životopis a pár viet o tom, prečo by ste sa k nám chceli pridať.
2. Spoznajme sa: Neformálny telefonát s Katarínou z People tímu o vašej motivácii a skúsenostiach.
3. Pohovor s Hiring Managerom: Rozhovor o pozícii, každodennej agende a očakávaniach.
4. Stretnutie s tímom.
5. Pracovná ponuka: Ak si sadneme, radi vás privítame v tíme!

Požiadavky na zamestnanca:

• Výborné organizačné schopnosti a spoľahlivosť; schopnosť prioritizovať a riešiť ad-hoc požiadavky s chladnou hlavou.

• Skvelé komunikačné zručnosti a proklientsky prístup (voči kolegom, návštevám aj dodávateľom).

• Skúsenosť na pozícii Office Managera, v administratíve alebo prevádzke (výhodou).

• Orientácia v základoch rozpočtovania, faktúrach a sledovaní údajov v tabuľkách/nástrojoch.

• Digitálna gramotnosť a nadšenie pre technológie – praktická skúsenosť s AI nástrojmi (napr. ChatGPT, Claude, Copilot, Notion AI alebo nástroje na automatizáciu) a chuť učiť seba aj ostatných.

• Slovenčina na profesionálnej úrovni, angličtina na základnej úrovni.

Príklady toho, ako vyzerá úspech na tejto pozícii:

• Kancelária je vždy tip-top zorganizovaná, zásobená a pripravená pre zamestnancov aj hostí.

• Logistika techniky a jej vrátenie prebieha hladko a bez zbytočných prieťahov.

• Pracovné cesty a eventy prebiehajú bez problémov vďaka jasným procesom.

 Nastavenie, ktoré si ceníme:

• Zmysel pre zodpovednosť (ownership mentality)

• Rýchla exekutíva bez chaosu

• Kreativita spojená s biznisovým myslením

• Pozitívna energia a tímový duch

• Zvedavosť skúšať nové veci, zlepšovať sa a rásť

• Chuť veci reálne doťahovať do konca