Pravá ruka CEO / Executive Assistant / Právo

Náplň práce, právomoci a zodpovednosti:

Hľadám človeka, ktorému budem môcť dať čokoľvek a vedieť, že sa to vyrieši.

Som Martin Švenk CEO firmy Puella, ktorá pôsobí naprieč Európou. Môj deň je plný rozhodnutí, stretnutí a vecí, ktoré musia niekam dobehnúť. Hľadám niekoho, kto bude môj druhý mozog a moje druhé ruky – človeka, ktorý si všimne, čo treba urobiť, ešte predtým, než to poviem.

Nie je to klasická asistentská pozícia „napíš, čo ti poviem". Je to pozícia pre niekoho, kto chce vidieť firmu zvnútra, byť pri rozhodovaní a mať reálny vplyv.

Dôležité na úvod: toto nie je pozícia firemného právnika. Právne veci budú tvoriť nejakú časť agendy. Na právne služby máme aj externú advokátsku kanceláriu a tú si ponecháme pre asistenčné služby, s ktorými si spoločnosť nebude vedieť rady bez asistencie externej právnej firmy. Vašou úlohou nebude ju nahradiť, ale spolupracovať s ňou: pripraviť veci tak, aby advokát nezačínal od nuly, a preložiť mi jeho stanovisko do zrozumiteľného odporúčania. Zvyšok agendy je administratíva, zákonné poradenstvo, prevádzka a PR. Ak hľadáte pozíciu čistého právnika, toto nie je ono. Ak vás naopak zaujíma, ako sa firma riadi zvnútra a právo je vaša výhoda, nie celý váš svet, dobre si rozumieme.

Čo budete robiť

Administratíva a chod kancelárie

• Správa môjho kalendára a e-mailu – triedenie, priority, ochrana môjho času

• Príprava podkladov na stretnutia, zápisy, sledovanie úloh a follow-upov

• Zmluvy, evidencia dokumentov, poriadok v internej dokumentácii

• vyberanie pošty a následné spracovanie dokladov

• Správa elektronickej schránky (slovensko.sk) – sledovanie doručenej pošty, spracovanie a distribúcia podaní.

Poisťovacia a prevádzková agenda

• Správa poistného portfólia spoločnosti (motorové vozidlá, nehnuteľnosti, priestory, kiosky) – sledovanie poistných udalostí, termínov platieb a aktualizácia poistných zmlúv.

• Odpadová politika: komunikácia s externým dodávateľom služieb, evidencia a dodržiavanie legislatívnych noriem.

• Administratívna podpora v oblasti RÚVZ.

Zmluvy a obchodní partneri

• Odborná asistencia pri tvorbe firemných zmlúv s obchodnými partnermi – rámcové, dodávateľské a odberateľské zmluvy, NDA, zmluvy o spolupráci, distribučné a sprostredkovateľské zmluvy

• Príprava prvých návrhov zmlúv na základe zadania

•  Revízia protinávrhov od partnerov – porovnanie verzií, upozornenie na to, čo sa zmenilo a čo nám to spôsobí

• Podpora pri vyjednávaní obchodných podmienok: príprava argumentov, variantov formulácií a ústupkových hraníc

• Vedenie zmluvného registra

• Budovanie a udržiavanie knižnice zmluvných šablón, aby sa opakované veci nerobili od nuly

Správa zmlúv a obchodná agenda (Kiosky)

• Administratívna správa nájomných zmlúv (uzatváranie, ukončovanie, dodatkovanie).

• Kompletná agenda spojená s prenájmom kioskov v obchodných centrách (zazmluvnenie, komunikácia so správami OC, riešenie operatívnych požiadaviek).

• Vedenie korešpondencie s obchodnými partnermi a nájomcami.

Správa nehnuteľností a predajná agenda

• Zabezpečovanie procesu prípadnej kúpy a predaja nehnuteľností (realizácia inzerátov, komunikácia so záujemcami, organizácia a výkon obhliadok).

• Príprava podkladov pre zmluvnú dokumentáciu (rezervačné zmluvy, kúpne zmluvy) v súčinnosti s právnym oddelením.

• Komunikácia a vybavovanie agendy so správcami nehnuteľností a príslušnými úradmi (Katastrálny úrad).

Celková právna podpora

• Denná právna podpora prevádzky – prvý pohľad na sporné situácie

• Posúdenie rizika: čo vieme vyriešiť interne a čo musí ísť k advokátovi

• Agenda GDPR – spracovateľské zmluvy, informačné povinnosti, evidencia, súhlasy

• Sledovanie legislatívnych zmien, ktoré sa nás dotýkajú (Zákonník práce, obchodné právo, GDPR, odvody, DPH)

• Ochranné známky, autorské práva k obsahu, licenčné podmienky softvéru

Spolupráca s externou právnou agentúrou

• Vy budete jediný kontaktný bod medzi firmou a advokátskou kanceláriou

• Zadávanie úloh: pripravíte vec tak, aby advokát nezačínal od nuly – kompletné podklady, jasná otázka, kontext

• Sledovanie stavu otvorených vecí a termínov, aby nič nezostalo visieť

• Prevod právnych stanovísk do zrozumiteľných odporúčaní pre mňa – bez žargónu, s návrhom rozhodnutia

• Archív právnych stanovísk, aby sme tú istú otázku neplatili dvakrát

Úrady a legislatívne povinnosti

• Komunikácia s daňovým úradom, Sociálnou poisťovňou, zdravotnými poisťovňami, inšpektorátom práce

• Obchodný register, živnostenský register, elektronická komunikácia cez slovensko.sk

• Sledovanie termínov a zákonných povinností, aby nám nikdy nič neprepadlo

HR agenda

• Interné smernice a pracovný poriadok, BOZP administratíva

• Praktická znalosť Zákonníka práce: čo môžeme, čo nesmieme a kde je riziko

Poradenstvo a rozhodovanie

• Príprava rešerší a podkladov, keď stojím pred rozhodnutím (dodávatelia, ceny, možnosti riešenia)

• Prvý pohľad zvonku – chcem človeka, ktorý mi povie „toto by som robila inak"

• Vedenie menších projektov od zadania po výsledok

PR a osobný brand

• Písanie a plánovanie mojich LinkedIn príspevkov (píšete v mojom hlase, nie v svojom)

• Príprava podkladov na rozhovory, podcasty, konferencie, panelové diskusie

• Komunikácia s médiami a novinármi, tlačové správy

• Firemná komunikácia navonok aj dovnútra tímu

• Prezentácie a vizuálne materiály

Čo od vás potrebujem (podmienky)

• Minimálne 2 roky skúseností na asistentskej, projektovej, HR, právnej alebo administratívnej pozícii

• Slovenčina na výbornej úrovni písaným slovom – toto je kľúčové, budete písať za mňa

• Reprezentatívne vystupovanie – budete ma zastupovať pred obchodnými partnermi, advokátmi, na úradoch aj v komunikácii s médiami. Potrebujem človeka, ktorý vie vystupovať profesionálne, sebavedomo a zanechať dobrý prvý dojem

• Orientácia v Zákonníku práce a základoch obchodného práva, alebo ochota doučiť sa to v prvých mesiacoch

• Schopnosť preložiť právny jazyk do jednoduchých vetí a odporúčaní

• Schopnosť pracovať s advokátskou kanceláriou ako s dodávateľom: jasné zadanie, kontrola výstupu, kontrola nákladov

• Skúsenosť s komunikáciou s úradmi 

• Google Workspace / MS 365 na dobrej úrovni

• Absolútna diskrétnosť – budete vidieť čísla, zmluvy a veci, ktoré nikto iný nevidí

• Samostatnosť: keď narazíte na problém, prídete s návrhom riešenia, nie len s problémom

• Poriadkumilovnosť a spoľahlivosť pri termínoch

Výhodou bude

• Právnické vzdelanie a právna prax – advokátska kancelária, korporátne právne oddelenie, compliance alebo personalistika

• Skúsenosť s tvorbou alebo revíziou obchodných zmlúv

• Angličtina na aktívnej úrovni – používame ju pri zahraničných partneroch a dodávateľoch

• Skúsenosť s HR administratívou alebo personalistikou

• Skúsenosť s písaním pre sociálne siete alebo s PR

• Práca s AI nástrojmi

Zamestnanecké výhody, benefity:

Čo ponúkam

• Priamy prístup ku všetkému, čo sa vo firme deje – toto je najlepšia škola biznisu, akú môžete dostať

• Rôznorodosť: žiadne dva dni nie sú rovnaké

• benefity