Asistent(ka) riaditeľa a Office manažér(ka)

Náplň práce, právomoci a zodpovednosti:

Do nášho tímu kancelárie riaditeľa hľadáme spoľahlivú a organizačne zdatnú osobu, ktorá sa stane administratívnou pravou rukou riaditeľa a zároveň zabezpečí hladký chod našej kancelárie.

Ide o dynamickú pozíciu, ktorá kombinuje agendu asistenta(ky) s Office manažmentom, podateľňou a správou registratúry.

Ak máte zmysel pre poriadok, radi veci organizujete a viete sa orientovať vo viacerých úlohách naraz, možno hľadáme práve Vás!

Čo bude vašou hlavnou náplňou práce?

Asistent(ka) riaditeľa:

• Správa a koordinácia kalendára riaditeľa – plánovanie stretnutí, pozvánky, komunikácia s účastníkmi;
• Organizácia porád vedenia – zabezpečenie programu, príprava zápisov a ich distribúcia;
• Administratívna podpora riaditeľa – aktualizácia prehľadov, evidencia dokumentov, zabezpečenie podpisov;
• Evidencia a úschova majetkových priznaní vedúcich zamestnancov.

Office manažment – každodenný chod kancelárie riaditeľa:

• Prijímanie návštev, obsluha elektronického vrátnika, príprava občerstvenia;
• Rezervácia zasadačiek a zabezpečenie ich čistoty a poriadku;
• Telefónna a e-mailová komunikácia (ste prvý kontaktný bod pre verejnosť);
• Starostlivosť o kuchynku (čistota, poriadok, pranie utierok).

Podateľňa:

• Prijímanie a evidencia došlej aj odoslanej pošty (fyzickej aj elektronickej);
• Distribúcia pošty zodpovedným osobám a zabezpečenie jej spracovania.

Správa registratúry:

• Vedenie príručnej registratúry kancelárie riaditeľa, t. j. evidencia záznamov v reg. denníku, zadeľovanie záznamov do spisov, vybavovanie záznamov, uzatváranie vybavených spisov;
  

• Príprava registratúrneho plánu a poriadku ako aj komunikácia s Archívom mesta Bratislavy;

• Príprava na zavedenie RIS GINIS – dovtedy stanovenie dočasných štandardov práce v registratúre pre zodpovedné osoby za jednotlivé sekcie/oddelenia, vrátane školení a poradenstva;
• Postupné budovanie centralizovaného registratúrneho strediska (interného “archívu”) – túto úlohu budete koordinovať, no postupne ju prevezme iný kolega(yňa). Pôjde o: prijímanie uzatvorených spisov z príručných registratúr všetkých útvarov, cez zabezpečenie ich správnej archivácie, výpožičnej služby, až po zabezpečenie vyraďovacieho konania v predpísaných intervaloch a oficiálnu skartáciu. Následné školenie kolegov.

Čo od vás očakávame?

• Skúsenosť s administratívou, ideálne v prostredí verejnej správy alebo podobnom sektore;
• Dobrú znalosť práce s MS Office (najmä Word, Excel, Outlook);
• Profesionálne a príjemné vystupovanie;
• Výborné organizačné a komunikačné schopnosti;
• Samostatnosť, spoľahlivosť a diskrétnosť;
• Schopnosť zvládať viacero úloh naraz a vedieť si určiť priority.
  

Zamestnanecké výhody, benefity:

Čo ponúkame? 

• Flexibilný pracovný čas;
  
• Zvýšený výmer dovolenky o 1 týždeň nad rámec zákona;
• 2 dni v roku voľno na regeneráciu navyše;
• Príspevok na DDS;
• Teambuildingové aktivity;
• Vzdelávanie zamestnancov.

Informácie o výberovom konaní:
Ak Vás pozícia zaujala, neváhajte nám zaslať životopis a motivačný list.

Ďakujeme všetkým uchádzačom/-kám za prejavený záujem o pracovnú pozíciu.
Vzhľadom na veľký počet prijatých žiadostí budeme kontaktovať iba tých/tie, ktorí/-é najviac zodpovedajú našim požiadavkám.