Asistent/ka Riaditeľstva / Recepčný/á - Klinika FAMIVEL Bezručova

Náplň práce, právomoci a zodpovednosti:

Profesionálna organizačná a administratívna podpora riaditeľa a vrcholového manažmentu a zabezpečenie každodenného fungovania riaditeľstva. 

Ako Asistentka riaditeľstva / Recepčná budete zabezpečovať každodennú administratívnu a organizačnú podporu riaditeľstva a zároveň sa starať o profesionálne prijatie návštev a príjemné fungovanie priestorov vedenia. Vašou úlohou bude najmä: 

• poskytovať bežnú administratívnu a organizačnú podporu riaditeľovi a členom vedenia, 

• koordinovať kalendáre, pracovné stretnutia, porady, termíny a súvisiace organizačné požiadavky, 

• pripravovať a kompletizovať dokumenty, prezentácie, tabuľky a ďalšie podklady podľa zadania, 

• pripravovať jednoduché zápisy alebo záznamy z porád a evidovať dohodnuté úlohy a termíny, 

• podľa potreby vyžiadať podklady alebo informácie od jednotlivých oddelení a zabezpečiť ich doručenie vedeniu, 

• spracovávať korešpondenciu, fyzickú a elektronickú poštu, zabezpečovať obeh a evidenciu dokumentov a podpisov, archiváciu a distribúciu dokumentov, a ďalšiu bežnú administratívu, 

• profesionálne prijímať a usmerňovať návštevy riaditeľstva, 

• pripravovať zasadačky a zabezpečovať občerstvenie alebo catering na pracovné stretnutia, 

• starať sa o kancelárske potreby, prevádzkové a organizačné zabezpečenie každodenného chodu riaditeľstva, 

• spolupracovať pri organizácii interných stretnutí, školení a ďalších aktivít, 

• pracovať s vysokou mierou diskrétnosti pri manažérskych, personálnych, obchodných a ďalších dôverných informáciách, 

• sledovať zverené termíny a úlohy a včas upozorniť na potrebu ich vybavenia. 

Pozícia neznamená samostatnú odbornú alebo manažérsku zodpovednosť za projekty spoločnosti. Jej dôležitou súčasťou je však aktívna koordinácia úloh, podkladov, termínov a follow-upov vyplývajúcich z práce riaditeľa a vrcholového manažmentu.

Zamestnanecké výhody, benefity:

Čo Vám ponúkame: 

• pozíciu priamo v prostredí riaditeľstva rastúcej zdravotníckej skupiny, 

• každodennú spoluprácu so CEO, vedením skupiny a manažérmi jednotlivých pracovísk, 

• možnosť detailne spoznať fungovanie vedenia a viacerých oblastí zdravotníckej skupiny, 

• samostatnú a zodpovednú prácu s viditeľným výsledkom, 

• cielené zaškolenie do interných procesov, systémov a spôsobu fungovania riaditeľstva, 

• profesionálne pracovné prostredie s vysokým dôrazom na kvalitu služieb, profesionálnu komunikáciu a dobré medziľudské vzťahy, 

• služobný telefón a notebook, 

• 25 dní dovolenky, 

• nadštandardný finančný príspevok na stravovanie 6,90 EUR za odpracovaný deň, 

• MultiSport kartu a parkovanie podľa pracoviska, 

• bezplatnú nadštandardnú zdravotnú starostlivosť pre celú rodinu v našich medicínskych centrách a ďalšie benefity po skúšobnej dobe. 

Informácie o výberovom konaní:
Na základe Vášho CV a vyplneného dotazníku očakávaní, dôkladne posúdime Vaše skúsenosti, znalosti a predpoklady na obsadzovanú pracovnú pozíciu. V prípade, ak spĺňate požiadavky na pracovnú pozíciu, s radosťou Vás pozveme na prvé kolo výberového konania, ktorým je testovanie Vašich znalostí a osobnostných predpokladov. Osobný pohovor uskutočňujeme s kandidátmi v druhom kole výberového konania. Kandidátov budeme kontaktovať telefonicky.

Ak Vás nebudeme do 14 dní kontaktovať, vybrali sme kandidátov, ktorých skúsenosti a znalosti najlepšie zodpovedajú požiadavkám našej spoločnosti na danú pozíciu.

Požiadavky na zamestnanca:

Čo od Vás očakávame po osobnostnej stránke: 

Hľadáme človeka, ktorý dokáže byť pre vedenie spoľahlivou a profesionálnou oporou. Dôležité je pre nás nielen profesionálne a reprezentatívne vystupovanie, ale aj príjemná, srdečná a pozitívne naladená osobnosť, ktorá rada komunikuje s ľuďmi a svojím prirodzeným vystupovaním dokáže prispieť k dobrej atmosfére na pracovisku. Zároveň očakávame cit pre situačné rozhodovanie, diskrétnosť a schopnosť prispôsobiť komunikáciu prostrediu a ľuďom, s ktorými prichádza do kontaktu. Očakávame najmä: 

• milé, príjemné, usmievavé a reprezentatívne vystupovanie, 

• prirodzenú komunikatívnosť, pozitívne naladenie a schopnosť primerane prispievať k príjemnej atmosfére na riaditeľstve, 

• kultivovanú a profesionálnu komunikáciu, 

• vysokú mieru diskrétnosti, lojality a spoľahlivosti, 

• výborné organizačné schopnosti a zmysel pre poriadok, 

• schopnosť rozlišovať medzi urgentnými a dôležitými požiadavkami a správne určovať priority, 

• samostatnosť a schopnosť zvládnuť viacero bežných požiadaviek súčasne, 

• ochotu pomôcť a prirodzenú servisnú orientáciu, 

• presnosť, dôslednosť a zodpovedný prístup k zvereným úlohám, 

• samostatnosť a schopnosť predvídať organizačné potreby, 

• dôslednosť pri sledovaní termínov a schopnosť dotiahnuť zverenú úlohu, 

• odolnosť voči časovému tlaku a schopnosť zachovať pokoj a profesionálny prístup pri nečakaných zmenách. 

Čo od Vás očakávame po odbornej stránke: 

• minimálne stredoškolské vzdelanie s maturitou, vysokoškolské vzdelanie je výhodou, 

• predchádzajúcu skúsenosť s administratívou, recepciou, asistentskou alebo obdobnou pozíciou je výhodou, 

• veľmi dobrú používateľskú znalosť Microsoft 365, najmä Outlook, Word a PowerPoint, dobrú orientáciu v Exceli, schopnosť adaptácie na prácu v rôznych aplikačných prostrediach, 

• schopnosť samostatne pripraviť profesionálny dokument, prezentáciu, tabuľku alebo podklad na rokovanie, 

• skúsenosť s organizovaním stretnutí, koordináciou kalendárov a prípravou zápisov z porád, 

• schopnosť rýchlo sa naučiť používať interné digitálne nástroje a systémy; skúsenosť s Notion alebo podobným nástrojom je výhodou, 

• slovenský jazyk na výbornej úrovni slovom aj písmom, 

• anglický jazyk minimálne na komunikatívnej úrovni (B2/C1), vyššia úroveň je výhodou.