Sekretariát / pracovník pre finančnú agendu

Náplň práce, právomoci a zodpovednosti:

• zabezpečenie plynulého chodu a bežnej agendy sekretariátu a priebežných personálnych úloh,
• prijímanie, registrácia, archivácia a kontrola korešpondencie,
• príprava dokumentov, následná ich administrácia a príprava pre podpisovanie a odoslanie,
• vedenie kalendára stretnutí riaditeľa,
• organizácia a administratívna podpora stretnutí, konferencií a služobných rokovaní riaditeľa vrátane zabezpečenia malej recepcie,
• obsluha telefónnej ústredne, zabezpečovanie telefonických spojení pre riaditeľa a aktualizácia kontaktných údajov inštitútu a pracovníkov,
• podpora programového oddelenia pri vedení databáz kontaktov a distribúcii pozvánok,
• vedenie registra pracovných ciest zamestnancov,
• administratívna podpora personálnej agendy zamestnancov (evidencia osobných spisov, vedenie dochádzkovej listiny, evidencia dovoleniek, príprava pracovných zmlúv podľa schválených vzorov v slovenčine a ich pracovné preklady do poľštiny, evidencia stáží, odbornej praxe a dobrovoľníkov),
• rezervácia hotelov, komunikácia s hotelovými partnermi a administrácia zmlúv o ubytovaní,
• priebežné personálne a finančné úkony vrátane kontroly faktúr, ich opisovania, sledovania termínov úhrad a spolupráce s Veľvyslanectvom Poľskej republiky,
  
• spolupráca pri archivácii dokumentov a komunikácia s príslušnými organizačnými jednotkami MZV PR,
• zastupovanie administratívneho referenta v určenom rozsahu,
• starostlivosť o estetický a technický stav sekretariátu.

Zamestnanecké výhody, benefity:

​Ponúkame prácu v Poľskom inštitúte, ktorý sa nachádza v centre Bratislavy v historickej budove. Pracovať budete v kreatívnom tíme s ľuďmi z oblasti kultúry, vedy a so zástupcami kreatívneho priemyslu. Malý, neformálny a nehierarchizovaný pracovný kolektív. Dobrá atmosféra na pracovisku a jednoduchá dostupnosť MHD. Voľno počas slovenských i poľských dní pracovného pokoja.​

Požiadavky na zamestnanca:

• vysokoškolské vzdelanie (administratívne, jazykové alebo humanitné odbory výhodou),
• perfektná znalosť poľštiny a slovenčiny slovom aj písmom; schopnosť pripravovať texty v oboch jazykoch,
• spoľahlivosť, zodpovednosť a dôslednosť pri práci s dokumentmi,
• veľmi dobré organizačné schopnosti a systematický prístup,
• komunikačné zručnosti a reprezentatívne vystupovanie,
• schopnosť pracovať samostatne aj v tíme,
• ovládanie kancelárskych softvérov (MS Office), výhodou skúsenosť s vedením databáz alebo registratúry,
• prax v administratíve, sekretariáte alebo v kultúrnej/štátnej inštitúcii je vítaná,
• diskrétnosť a zmysel pre prácu s citlivými informáciami,
• proaktívny prístup, ochota učiť sa a flexibilne reagovať na úlohy vedenia Poľského inštitútu,
• precíznosť, kultivovaný písomný prejav a cit pre poriadok,
• ​vítané referencie od predchádzajúcich zamestnávateľov.