Executive Assistant & Office Coordinator

Náplň práce, právomoci a zodpovednosti:

Hľadá sa kráľ/kráľovná nášho office-u! 

Si majster/majsterka multitaskingu, ktorý/á zvláda veci s úsmevom na tvári? Rád/a pomáhaš ostatným, staráš sa o ich pohodu a spokojnosť? Máš trpezlivosť na rozdávanie, ale keď treba, vieš povedať jasné „nie“? Ak si si na všetko kývol/a, čítaj ďalej – pretože hľadámepravú ruku našej GM(General Manager) anepostrádateľného člena tímu na pozíciu Executive Assistant & Office Coordinator.

Táto rola kombinuje dynamiku, organizáciu a starostlivosť – budeš podporou našej GM, zodpovednou osobou za recepciu a prvým kontaktom pre našich návštevníkov. Okrem toho sa postaráš o to, aby náš office v Bratislave fungoval ako švajčiarske hodinky, a budeš organizovať eventy, ktoré našim zamestnancom vyčaria úsmev na tvári.

#Chod office-u

Tvojou misiou bude vytvoriť miesto, kde sa všetci cítia dobre. Postaráš sa o to, aby v office nič nechýbalo – od Red Bull plechoviek , kávy, cez kancelárske potreby, až po dobrú náladu. Budeš vítať návštevy, postaráš sa, aby sa u nás cítili príjemne, a pomôžeš im zorientovať sa. Popritom budeš vybavovať poštu, kuriérov, telefonáty a zodpovedať otázky kolegov (áno, občas sa niekto spýta, kde sú perá a pod.). Trpezlivosť je tvoja super schopnosť!

Okrem toho sa budeš starať o rozpočet a koordinovať brigádnikov, ktorí ti budú pomáhať s každodennými úlohami.

#Recepcia a prvý kontakt

Budeš tvárou nášho office-u – prvou osobou, ktorú uvidia naši návštevníci. Či už ide o obchodných partnerov, kuriérov alebo nových kolegov, zabezpečíš, aby sa u nás cítili vítaní a všetko prebehlo hladko. Tvoja úloha bude reprezentovať našu firmu a vytvárať pozitívny prvý dojem.

#Organizácia a eventy

Tvoja kreativita a organizačné schopnosti zažiaria pri organizovaní zamestnaneckých eventov a stretnutí. Či už ide o teambuildingy, firemné konferencie alebo len malé spríjemnenie pracovných dní, všetko bude v tvojich rukách. Tvoja úloha je zabezpečiť, aby boli tieto chvíle nezabudnuteľné a špeciálne.

Okrem toho sa budeš starať o organizáciu meetingov a služobných ciest nášho Boardu – od rezervácie miest až po precízne detaily.

#Podpora GM

Naša GM bude na teba spoliehať každý deň – od prípravy podkladov, plánovania stretnutí, až po riešenie nečakaných situácií. Ak vieš udržať veci v poriadku, zvládaš dynamické prostredie a neustále hladáš spôsoby ako sa dajú veci zlepšovať, budete si rozumieť!

#Spolupráca s dodávateľmi

Nebudeš na to všetko sám/sama. Spolupracovať budeš s našimi dodávateľmi – od dopravcov a hotelov, cez upratovacie služby, BOZP až po správu budovy. Tvojou úlohou bude zaistiť, aby všetko šliapalo ako má.

Požiadavky na zamestnanca:

Skúsenosti– aspoň 2 roky na podobnej pozícii (ale ak si šikovný/á, radi ti dáme šancu).

Schopnosť myslieť dopredu– vieš predvídať, čo bude treba vybaviť, objednať, alebo zariadiť.

Multitasking s úsmevom– zvládneš viac vecí naraz bez stresu.

Samostatnosť– dokážeš si veci zorganizovať a postrážiť.

Komunikatívnosť– baví ťa práca s ľuďmi a máš prirodzený talent na riešenie situácií.

Práca s MS Office– Word, Excel, PowerPoint ovládaš na pokročilej úrovni.

Jazyky– angličtina na pokročilej úrovni (min. B1) a slovenčina aktívne.

Kreativita a zodpovednosť– vieš prísť s nápadmi a zároveň dohliadnuť, aby všetko klaplo.

Vodičský preukaz:
B