Office and Administration Specialist

Náplň práce, právomoci a zodpovednosti:

• komplexné zabezpečovanie administratívnej a organizačnej agendy spoločnosti,

• administratívna podpora vedenia spoločnosti a jednotlivých oddelení,

• zabezpečovanie každodenného bezproblémového chodu kancelárie,

• starostlivosť o pracovné priestory a kancelárske vybavenie,

• objednávanie a dopĺňanie kancelárskych potrieb, občerstvenia a spotrebného materiálu,

• komunikácia s dodávateľmi kancelárskych služieb a zabezpečenie ich objednávania,

• zabezpečenie prístupov, kľúčov a ďalších prevádzkových záležitostí,

• koordinácia upratovania a ďalších služieb súvisiacich s prevádzkou kancelárie,

• riešenie bežných operatívnych požiadaviek súvisiacich s fungovaním kancelárie,

• zabezpečenie príjemného, funkčného a reprezentatívneho pracovného prostredia,

• príprava, evidencia a správa dokumentov, zmlúv, objednávok a interných podkladov,

• komunikácia s dodávateľmi, zákazníkmi a externými partnermi,

• príprava podkladov pre účtovníctvo a spolupráca s externou účtovnou spoločnosťou,

• príprava podkladov ku vyhotoveniu miezd, ich následná úhrada vrátane odvodov,

• kontrola faktúr, objednávok a ďalších ekonomických podkladov, ich následné úhrady,

• podpora pri HR administratíve – pracovnoprávna dokumentácia, evidencia školení, dovoleniek, neprítomností a ďalšej personálnej agendy,

• organizačné zabezpečovanie školení, pracovných stretnutí, firemných podujatí a služobných ciest,

• správa kancelárie, objednávanie kancelárskych potrieb a zabezpečovanie bežného kancelárskeho chodu,

• administratívna podpora pri správe majetku a firemného vybavenia,

• komplexná administratívna správa firemnej flotily vozidiel a súvisiacej dokumentácie, vrátane STK/EK, poistiek, diaľničných známok ...

• práca s internými systémami, elektronickými dokumentmi a databázami,

• aktualizácia údajov a dokumentov na SharePointe a v ďalších používaných systémoch,

• komunikácia a spolupráca s materskou spoločnosťou a externými partnermi,

• plnenie ďalších operatívnych úloh podľa aktuálnych potrieb spoločnosti

Zamestnanecké výhody, benefity:

stabilné zamestnanie u slušného zamestnávateľa

Informácie o výberovom konaní:
Prosíme o zaslanie životopisu a motivačného listu s označením názvu pracovnej pozície. Vybraných uchádzačov pozveme na osobné / online stretnutie.

Požiadavky na zamestnanca:

Odborná prax

• Minimálne 2 – 3 roky praxe na obdobnej pozícii (administratíva, office manažment).

Osobnostné predpoklady

• hľadáme kolegu, ktorý je

• samostatný, zodpovedný a spoľahlivý,

• má dobré organizačné schopnosti,

• je komunikatívny a profesionálny pri kontakte s kolegami, zákazníkmi a dodávateľmi,

• má zmysel pre poriadok, systematickosť a detail,

• dokáže riešiť viacero úloh súčasne,

• je flexibilný a neprekáža mu, že každý deň môže priniesť inú úlohu,

• vie si poradiť aj s úlohami, ktoré nie sú striktne vymedzené jeho pracovnou pozíciou,

• má príjemné a profesionálne vystupovanie a je tímovo orientovaný

Vyžaduje sa vysoká miera diskrétnosti, dôveryhodnosti a zachovávania mlčanlivosti pri práci s internými a citlivými informáciami (osobné údaje, mzdy, financie spoločnosti).