Office Manager / Recepčná / Recepčný

Náplň práce, právomoci a zodpovednosti:

Hľadáme spoľahlivú, organizačne zdatnú a proaktívnu Office Managerku / Office Managera, ktorá/ktorý sa stane dôležitou súčasťou každodenného fungovania našej spoločnosti.

Táto pozícia je kombináciou recepcie, administratívnej podpory a koordinácie kancelárie. Budeš prvým kontaktom pre návštevy, partnerov aj zamestnancov a zároveň zabezpečíš, aby kancelária fungovala efektívne a bez zbytočných komplikácií.

Okrem bežnej administratívy budeš pomáhať pri organizovaní stretnutí, služobných ciest, firemných podujatí a podporovať jednotlivé tímy pri ich každodennej práci.

Ak máš rada/rád poriadok, vieš si organizovať prácu a baví ťa komunikácia s ľuďmi, táto pozícia je pre teba.

Recepcia a komunikácia

• Privítanie návštev a zabezpečenie profesionálneho prvého dojmu.
• Telefonická a e-mailová komunikácia.
• Evidencia prichádzajúcej a odchádzajúcej pošty a zásielok.
• Koordinácia návštev, kuriérov a externých partnerov.

Administratívna podpora

• Správa kalendárov, rezervácia zasadacích miestností a organizácia stretnutí.
• Príprava dokumentov, prezentácií a administratívnych podkladov.
• Evidencia zmlúv, dokumentácie a interných záznamov.
• Podpora vedenia spoločnosti pri každodenných administratívnych úlohách.

Office management

• Zabezpečenie plynulého chodu kancelárie.
• Objednávanie kancelárskych potrieb, občerstvenia a vybavenia.
• Komunikácia s dodávateľmi služieb a správa kancelárskych priestorov.
• Koordinácia drobných prevádzkových záležitostí.

Organizácia a koordinácia

• Organizácia interných porád, školení a firemných podujatí.
• Pomoc pri organizovaní služobných ciest, rezervácií hotelov a dopravy.
• Podpora onboarding procesu nových zamestnancov.
• Spolupráca s HR, financiami a ostatnými oddeleniami podľa potreby.

Zamestnanecké výhody, benefity:

• Mzdu od 1 600 € brutto / mesiac (v závislosti od skúseností).
• Prácu v modernom technologickom prostredí s priateľskou atmosférou.
• Možnosť byť súčasťou rastúcej spoločnosti pôsobiacej v oblasti pokročilých technológií.
• Rozmanitú prácu, kde žiadny deň nie je rovnaký.
• Priestor na vlastnú iniciatívu a zlepšovanie interných procesov.
• Stabilný kolektív a možnosť profesionálneho rastu.
• 13 plat
• Multisport kartu
• Nadštandartný balík benefitov

Informácie o výberovom konaní:
Pre koho je táto pozícia ideálna

Pre niekoho, kto:

- má rád organizáciu a poriadok,
- baví ho komunikovať s ľuďmi a pomáhať ostatným,
- vie efektívne koordinovať viacero úloh naraz,
- je spoľahlivý, samostatný a zodpovedný,
- chce byť dôležitou oporou celého tímu,
- hľadá prácu v dynamickej spoločnosti, kde môže svojou
- iniciatívou reálne ovplyvniť fungovanie firmy.

Požiadavky na zamestnanca:

Koho hľadáme

• Komunikatívnu a reprezentatívnu osobnosť.
• Výborné organizačné schopnosti a schopnosť stanovovať priority.
• Samostatný a zodpovedný prístup k práci.
• Skúsenosti na administratívnej alebo obdobnej pozícii sú výhodou.
• Výbornú znalosť slovenského jazyka a dobré komunikačné schopnosti v angličtine.
• Dobrú znalosť práce s balíkom Google Workspace.
• Diskrétnosť pri práci s internými informáciami.
• Ochotu pomôcť kolegom a aktívne hľadať riešenia.

Výhodou je

• Predchádzajúca skúsenosť na pozícii Office Manager.
• Skúsenosti s organizáciou firemných podujatí alebo služobných ciest.
• Skúsenosti s fakturáciou alebo základnou administratívou spojenou s účtovníctvom.
• Znalosť ďalšieho cudzieho jazyka.
• Skúsenosti z technologického alebo startupového prostredia.

Vodičský preukaz:
B