Executive Assistant & Sales Support

Náplň práce, právomoci a zodpovednosti:

Do nášho tímu hľadáme skúsenú, spoľahlivú a samostatnú kolegyňu, ktorá bude pravou rukou vedenia spoločnosti a zároveň dôležitou podporou obchodného tímu.

Nehľadáme človeka, ktorý bude iba mechanicky plniť pridelené úlohy. Hľadáme kolegyňu, ktorá sa dokáže rýchlo zorientovať, používa zdravý úsudok, vníma súvislosti a premýšľa o dva kroky dopredu. Potrebujeme niekoho, kto dokáže spracovať množstvo informácií, vniesť systém do rozpracovaných úloh a udržať poriadok aj v dynamickom prostredí digitálnej agentúry.

Táto pozícia je vhodná pre človeka, ktorý má prirodzený vzťah k organizácii, obchodu a digitálnemu marketingu. Pre kolegyňu, ktorá sa nebojí administratívy, ale zároveň nechce byť iba klasickou administratívnou silou. Budeš priamo pri obchodnom, klientskom aj marketingovom dianí vo firme.

Dôležitá je pre nás najmä spoľahlivosť. Potrebujeme vedieť, že keď sa na niečom dohodneme, úloha bude zaznamenaná, skontrolovaná a dotiahnutá do konca.

Náplň práce:

• administratívna a organizačná podpora vedenia spoločnosti,

• každodenná podpora CEO a ďalších členov vedenia,

• organizovanie termínov, stretnutí, úloh a nadväzujúcich krokov,

• sledovanie termínov a priebežné pripomínanie úloh zodpovedným osobám,

• spracovanie zápisov zo stretnutí a kontrola plnenia dohodnutých úloh,

• podpora obchodného tímu pri príprave podkladov, ponúk, prezentácií a zmlúv,

• evidencia obchodných príležitostí, klientov a rozpracovaných úloh,

• aktualizácia údajov v interných systémoch a nástrojoch na riadenie úloh,

• komunikácia s klientmi, interným tímom a externými dodávateľmi,

• koordinácia menších klientskych požiadaviek smerom k realizačnému tímu,

• podpora pri prijímaní nových klientov a koordinácia potrebných podkladov,

• príprava a aktualizácia tabuliek, prehľadov, zápisov a interných dokumentov,

• pomoc pri príprave podkladov na fakturáciu a kontrola správnosti údajov,

• správa a triedenie dokumentov, kontaktov a obchodných podkladov,

• základná práca s nástrojmi Facebook Business Manager a Pinterest Ads,

• kontrola marketingových výstupov, textov, podkladov, termínov a jednoduchých zadaní,

• pomoc pri príprave mesačných prehľadov a klientskych podkladov,

• vyhľadávanie informácií a príprava stručných podkladov pre vedenie,

• aktívne navrhovanie spôsobov, ako zlepšiť procesy, poriadok a organizáciu práce v tíme.

Čo od teba očakávame:

• predchádzajúce pracovné skúsenosti na administratívnej, koordinačnej, obchodnej alebo obdobnej pozícii,

• vysokú mieru spoľahlivosti, zodpovednosti a diskrétnosti,

• schopnosť samostatne si organizovať prácu a určovať priority,

• praktické uvažovanie a schopnosť používať zdravý úsudok,

• schopnosť spracovať neprehľadné zadanie a vytvoriť z neho konkrétny postup,

• schopnosť premýšľať v súvislostiach a predvídať ďalšie potrebné kroky,

• dôslednosť a schopnosť dotiahnuť úlohy do konca,

• výborné organizačné schopnosti a poriadok v úlohách,

• schopnosť pracovať s viacerými úlohami naraz bez straty prehľadu,

• schopnosť rozlíšiť, čo je dôležité, čo je urgentné a čo môže počkať,

• príjemnú, vecnú a profesionálnu komunikáciu,

• samostatnosť, ale aj schopnosť včas sa opýtať, keď niečo nie je jasné,

• veľmi dobrú znalosť slovenského jazyka v písomnej aj ústnej komunikácii,

• dobrú znalosť práce s počítačom, najmä Google Workspace, Excelom alebo Google Sheets,

• prirodzený záujem o obchod a digitálny marketing,

• ochotu učiť sa pracovať s novými nástrojmi a systémami,

• schopnosť pracovať zodpovedne s internými, obchodnými a klientskymi informáciami.

Výhodou je, ak máš skúsenosť s:

• podporou vedenia spoločnosti alebo prácou výkonnej asistentky,

• administratívou v digitálnej, reklamnej alebo obchodnej agentúre,

• podporou obchodného tímu,

• komunikáciou s klientmi a dodávateľmi,

• prípravou cenových ponúk, prezentácií alebo zmlúv,

• prácou v systéme na riadenie obchodných príležitostí,

• koordináciou úloh v nástrojoch na projektové riadenie,

• digitálnym marketingom, sociálnymi sieťami, SEO alebo obsahovou tvorbou,

• nástrojmi Facebook Business Manager alebo Pinterest Ads.

Ako si predstavujeme tvoju prácu:

Tvojou úlohou nebude iba plniť jednotlivé administratívne požiadavky. Očakávame, že budeš mať prehľad o tom, čo sa vo firme rieši, čo treba pripraviť, komu sa treba ozvať a ktorý termín sa blíži.

Potrebuješ vedieť zachytiť informáciu, správne ju vyhodnotiť a premeniť na konkrétnu úlohu. Keď vznikne chaos, nebudeš čakať na presný návod, ale pomôžeš ho roztriediť, pomenovať priority a nastaviť ďalší postup.

Hľadáme kolegyňu, ktorá si všimne detail, pripomenie termín, preverí informáciu, pripraví podklad a postráži, aby sa dohody nezostali iba na papieri. Zároveň očakávame, že budeš vedieť slušne, ale dôsledne urgovať úlohy a pomáhať vedeniu aj tímu posúvať veci dopredu.

Táto pozícia je vhodná pre skúsenú a prakticky uvažujúcu ženu, ktorá má rada systém, vie si zachovať nadhľad a chce byť dôležitou súčasťou fungovania firmy. Nie je to pozícia pre človeka, ktorý potrebuje pri každej úlohe presné zadanie.

Je to pozícia pre niekoho, kto sa dokáže zorientovať, prevziať zodpovednosť a byť spoľahlivou oporou vedenia aj obchodného tímu.

Zamestnanecké výhody, benefity:

• Stabilné pracovné zázemie v marketingovej agentúre s rôznorodými klientmi, projektmi a pracovnou agendou bez stereotypu.

• Priamy kontakt s vedením spoločnosti a možnosť vidieť, ako sa prijímajú obchodné, marketingové a organizačné rozhodnutia.

• Priestor na samostatnosť, vlastnú iniciatívu a postupné preberanie väčšej zodpovednosti. Dobré návrhy na zlepšenie procesov u nás nezostávajú bez povšimnutia.

• Možnosť rozvíjať sa v oblastiach digitálneho marketingu, obchodu, komunikácie s klientmi a projektového riadenia.

• Dôkladné zaškolenie do interných procesov, nástrojov a spôsobu práce, aby si mala jasný prehľad o svojich úlohách a zodpovednostiach.

• Spoluprácu so skúseným tímom marketingových špecialistov, od ktorých môžeš získavať praktické skúsenosti a odborný prehľad.

• Neobmedzenú dovolenku, ktorú môžeš využívať po dohode a s ohľadom na svoje pracovné povinnosti a fungovanie tímu.

• Provízny systém, vďaka ktorému môžeš byť finančne odmenená aj za svoj prínos k obchodným výsledkom spoločnosti.

• Finančný príspevok na vzdelávanie, ktorý môžeš využiť na kurzy, školenia, odborné podujatia alebo ďalší profesijný rozvoj.

• Flexibilný pracovný čas.

• Možnosť práce z domu po skončení skúšobnej doby v rozsahu piatich dní mesačne.

• Férovú a otvorenú komunikáciu, ľudský prístup a pracovné prostredie, v ktorom sa problémy riešia priamo a vecne.

• Pravidelné tímové aktivity a spoločné podujatia.

Požiadavky na zamestnanca:

• vysoká miera spoľahlivosti a zodpovednosti,

• prirodzená precíznosť a dôslednosť,

• schopnosť dotiahnuť úlohy do konca,

• praktické uvažovanie a zdravý sedliacky rozum,

• schopnosť zachovať si prehľad aj pri väčšom množstve úloh,

• systematickosť a schopnosť vniesť poriadok do neprehľadnej situácie,

• schopnosť správne si určiť priority,

• proaktívny prístup a ochota prevziať iniciatívu,

• schopnosť premýšľať v súvislostiach a predvídať ďalšie kroky,

• komunikačná zrelosť a profesionálne vystupovanie,

• primeraná asertivita pri pripomínaní termínov a úloh,

• obchodné myslenie a orientácia na výsledok,

• diskrétnosť pri práci s internými a klientskymi informáciami,

• ochota učiť sa a pracovať s novými nástrojmi,

• tímovosť a schopnosť spolupracovať s rôznymi typmi ľudí,

• odolnosť voči dynamickému pracovnému prostrediu.

Si pre nás vhodná, ak:

Máš rada systém, poriadok a jasne dotiahnuté úlohy, no zároveň sa nezľakneš situácie, keď ešte nie je všetko presne nastavené. Dokážeš sa rýchlo zorientovať, roztriediť informácie, pomenovať priority a navrhnúť ďalší postup.

Vieš pracovať samostatne a nepotrebuješ pri každej úlohe podrobný návod. Keď niečo nie je jasné, vieš sa správne a včas opýtať. Keď vidíš, že sa blíži termín alebo chýba dôležitý podklad, nečakáš na upozornenie, ale aktívne situáciu riešiš.

Si prirodzene spoľahlivá, dôsledná a ľudia sa môžu oprieť o tvoje slovo. Dohodnuté úlohy si eviduješ, sleduješ a kontroluješ až do ich dokončenia. Vieš byť príjemná a ľudská, ale zároveň dostatočne dôsledná pri komunikácii s kolegami, klientmi aj dodávateľmi.

Zaujíma ťa digitálny marketing a chceš rozumieť tomu, ako funguje obchod, práca s klientmi aj interné procesy agentúry.