Office Coordinator

Náplň práce, právomoci a zodpovednosti:

Spolu s kolegyňou budete zabezpečovať plynulý chod recepcie na centrále našej spoločnosti FCC Environment vo Westend Plazza. Budete prvým kontaktom pre našich obchodných partnerov, návštevy aj ľudí, ktorí nás kontaktujú telefonicky. Preto je pre nás dôležité príjemné a profesionálne vystupovanie, výborné komunikačné schopnosti a ochota pomôcť.

Vaše hlavné úlohy budú:

• Telefonická komunikácia s našimi partnermi a klientmi,

• Prijímanie a starostlivosť o návštevy

• Centrálna koordinácia interného a externého toku dokumentov, riadenie pošty a zásielok.

• Koordinácia toku dokumentov v schvaľovacom procese a riadenie podpisových kníh.

• Zadávanie nákupných objednávok pre centrálne oddelenia do interného systému a evidencia faktúr,

• Starostlivosť o evidenciu dokumentov a interný archív vrátane komunikácie s externým archívom,

• Zabezpečovanie nákupu kancelárskych potrieb, cenín a občerstvenia,

• Koordinácia vybraných externých dodávateľov, napríklad notárskych, prekladateľských či tlmočníckych služieb,

• Aktualizácia informácií na firemnom intranete,

• Správa rezervačného systému zasadacích miestností

• Príprava zasadacích miestností na stretnutia,

• Dohľad nad spoločnými priestormi a kolaboračnou zónou,

• Spolupráca s jednotlivými oddeleniami pri plánovaní a organizovaní projektov a firemných aktivít.

Čaká Vás pestrá práca, pri ktorej budete v kontakte s ľuďmi naprieč spoločnosťou aj mimo nej. Ocenená bude Vaša spoľahlivosť, organizačné schopnosti, príjemné vystupovanie a schopnosť postrážiť si viacero vecí naraz.

Zamestnanecké výhody, benefity:

• Príspevok na dochádzanie.

• 13. mzda

• Príspevky na regeneráciu.

• Odborné vzdelávanie.

• Firemné spoločenské akcie.

• Hodiny angličtiny.

• Možnosť kariérneho rastu.

Informácie o výberovom konaní:
Ďakujeme Vám vopred za zaslané životopisy, odpovedať budeme len kandidátom, ktorí postúpia do užšieho výberu, resp. budú pozvaní na osobný rozhovor. Ďakujeme za pochopenie.

Požiadavky na zamestnanca:

• Skúsenosti na obdobnej pozícii min. 2 roky. 

• Organizovaná a spoľahlivá osobnosť - schopnosť promptne reagovať a stanoviť si priority úloh.

• Výborné komunikačné schopnosti, príjemné a profesionálne vystupovanie, s dôrazom na diskrétnosť.

• Administratívne zdatný kandidát - skúsenosti s administratívou a prácou s dokumentmi.

• Schopnosť riešiť neočakávané situácie.

• Znalosť anglického jazyka na komunikatívnej úrovni.

• Vysoká orientácia na externého a interného klienta.

• Pracovná doba podľa dohody s kolegyňou za podmienky kompetentnej obsadenosti pracoviska min. 1 osobou medzi 07:30 - 16:30.

Vodičský preukaz:
B