Office koordinátor, administratíva a klientsky servis

Náplň práce
▪️Spracovanie dopytu z webu, telefónu a e-mailu, založenie dopytu do CRM, dopĺňanie poznámok, aktualizácia stavu a ďalších krokov.

▪️Základné zisťovanie potrieb záujemcu, typ firmy, predmet činnosti, očakávaný počet faktúr, DPH status, počet zamestnancov, štart alebo existujúce účtovníctvo.

▪️Dohodnutie konzultácie, plánovanie spätných volaní, potvrdzovanie termínov, koordinácia kalendára.

▪️Príjem klientov v kancelárii, koordinácia príchodov, príprava zasadacej miestnosti, usmernenie klienta ku správnej kolegyni alebo kolegovi.

▪️Spracovanie prichádzajúcich telefonátov a e-mailov, rozdelenie podľa priority, odovzdanie urgentných prípadov.

▪️Administrácia CRM pri nových aj existujúcich klientoch, aktualizácia údajov, kontaktov a fakturačných údajov, sledovanie úloh, a termínov

▪️ Podpora klientskej komunikácie podľa šablón, odosielanie pripomienok, výziev na doplnenie podkladov, zmeny termínov a potvrdení.

▪️Preberanie účtovných podkladov a dokumentov, evidencia, triedenie, skenovanie, nahrávanie do interného systému, riešenie chýbajúcich dokladov s klientom.

▪️Fakturácia, vystavenie pravidelných a jednorazových faktúr, kontrola údajov a e-mailov, odoslanie faktúr, príprava opravných a stornovaných dokladov po internom schválení.

▪️Evidencia úhrad v kancelárii podľa interných pravidiel, vystavenie potvrdenia, vedenie záznamu, odovzdanie zodpovednej osobe, zosúladenie s fakturačným systémom.

▪️Správa pohľadávok, kontrola a odosielanie upomienok, telefonické dohodnutie úhrady, záznam sľubu úhrady do CRM, eskalácia dlhodobých omeškaní.

▪️Základná správa social media, prvotné spracovanie správ a komentárov, návrhy tém, písanie krátkych príspevkov a plánovanie zverejnenia, odovzdanie odborných otázok kolegom.

▪️Poštová a administratívna agenda, podanie zásielok, evidencia podacích dokladov, úhrada poštových poukážok, zabezpečenie výpisov z registrov.

▪️Kontrola firemných elektronických schránok a portálov, sťahovanie úradných listov, evidencia a triedenie, preposielanie klientovi a internému zodpovednému, stručné vysvetlenie obsahu, termínu a ďalšieho kroku, zadanie termínov a úloh do CRM.

▪️Sprievod nových klientov k notárovi podľa potreby, koordinácia na mieste, prevzatie overených dokumentov a bezpečný návrat do kancelárie.

Pracovné podmienky

Pracovný a mimopracovný pomer
Pracovný pomer na neurčitý čas

Počet hodín za týždeň
40.0

Pracovný čas
08:00 - 16:00

Nočná práca
Nie

Sezónna práca
Nie

Základná zložka mzdy v eurách (v hrubom)
1 031 mesačne

Druh voľnej pracovnej pozície
Voľné pracovné miesto v podnikateľskej sfére

Ponúkané výhody
▪️Moderné pracovné prostredie, digitalizované spracovanie dokladov, jasné procesy.

▪️Priateľský tím, zaučenie a priebežná podpora kolegov, pomoc pri riešení otázok.

▪️Tímová spolupráca a rýchla výmena informácií, aby sa úlohy riešili v termínoch.

▪️Stabilnú pracovnú pozíciu v účtovníckej kancelárii, jasne nastavené procesy a podpora tímu.

▪️Zaučenie do interných postupov, šablón a kontrolných zoznamov, priebežnú podporu pri riešení otázok.

▪️Príspevok na stravovanie.

▪️Koncoročný bonus podľa výsledkov.

▪️Výkonnostné odmeny podľa vykonanej práce, kvality spracovania a dodržiavania termínov.

▪️Bonusy podľa úrovne samostatnosti, po dohode a vyhodnotení.

Požiadavky na zamestnanca

Požadovaný stupeň vzdelania
Úplné stredné odborné vzdelanie
Vysokoškolské vzdelanie prvého stupňa
Vysokoškolské vzdelanie druhého stupňa

Znalosť slovenského jazyka je nevyhnutná
Áno

Cudzí jazyk
maďarský stredná - pokročilá B1 a B2

Počítačové zručnosti
Kancelárske balíky - Microsoft Word - pokročilá

Všeobecné spôsobilosti
analyzovanie a riešenie problémov
digitálna gramotnosť (počítačové spôsobilosti)
finančná a ekonomická gramotnosť
komunikácia (jednanie s ľuďmi)
komunikácia v cudzom jazyku
kultivovaný písomný prejav
kultivovaný slovný prejav, schopnosť vyjadrovania sa
manuálna zručnosť
matematická gramotnosť
organizovanie a plánovanie práce
prezentovanie
pružnosť v myslení (adaptabilita, flexibilita, improvizačné spôsobilosti)
samostatnosť
tímová práca
tvorivosť (kreativita)

Osobnostné predpoklady
analytické myslenie
cieľavedomosť
empatia
komunikatívnosť
ochota pomáhať (zmysel pre spolupatričnosť)
pamäť
pozornosť
praktické myslenie
precíznosť (presnosť)
predstavivosť
sebaistota
spoľahlivosť
trpezlivosť
vnútorná stabilita